Postée il y a 3 heures
Activités principales:
• Accueil téléphonique et physique:
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d’intervention des différents services
• Traitement et suivi administratif:
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques:
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures…)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
• Suivi administratif des personnels:
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Effectuer un suivi budgétaire
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
- En collaboration avec la direction, préparer à l’accueil et
l’intégration des nouveaux arrivants dans le service
• Gestion de l'agenda :
- Planifier les rendez-vous, réunions et événements de la directrice de la communication.
• Organisation d'événements :
- Participer à la coordination logistique d'événements et de conférences (journée teambuilding de l’équipe, ateliers etc.)
Compétences:
• Connaissances solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Technique de secrétariat
• Technique de prise de notes
• Maîtrise de l’outil informatique Excellente connaissance des logiciels de bureautique et des outils de communication. (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques : Canva etc.
• Communication : Capacité à rédiger des documents de manière claire et professionnelle.
Formations et qualifications:
• Formation en secrétariat ou administration : Diplôme en secrétariat, administration ou domaine connexe.
• Expérience : Une expérience antérieure dans un rôle d'assistance de direction ou assistance administrative serait un avantage.
Qualités:
• Organisation : Gérer efficacement les priorités et les délais.
• Esprit d'initiative : Capacité à anticiper les besoins de la direction et de la directrice.
• Gestion du temps : Capacité à organiser efficacement son temps et celui de la Directrice.
Savoir-faire:
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
• Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
• Maîtrise des outils bureautiques : Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Savoir être:
• Rigueur
• Esprit d'équipe : Travailler en collaboration avec les membres de l'équipe de
communication et d'autres services.
• Faire preuve de diplomatie
• Respecter la confidentialité
• Réactivité
• Sens de l’initiative
• Polyvalente
• Dynamisme : Être proactif(ve) et démontrer de l'enthousiasme dans l'accomplissement des tâches.
• Sens du service : Adopter une attitude professionnelle et serviable envers les collègues et les visiteurs.
L'assistant(e) joue un rôle central dans le support administratif et organisationnel, facilitant ainsi le bon déroulement des activités de la direction de la communication au sein de la Mairie de Saint Paul. Il/ Elle assure la coordination des tâches administratives et logistiques pour permettre une gestion efficace du bureau de la Directrice de la Communication.
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).