Postée il y a 11 heures
Activités principales
Accompagnement de l'activité quotidienne du Maire et de la directrice générale des services :
- Gestion de l’agenda : prise de rendez-vous, constitution des dossiers (ordre du jour, notes, documents), organisation logistique des rendez-vous (intendance, salles, moyens techniques…).
- Relations avec les services pour la sollicitation d’éléments d’informations et de notes.
- Coordination des représentations du Maire par les élus municipaux.
Suivi des courriers, mails et parapheurs à l’attention du Maire :
- Enregistrement du courrier et des emails (entrants et sortants) et suivi des suites données.
- Transmission des parapheurs à l’information et à la signature du Maire.
- Demande d’informations et d’éléments aux services permettant les réponses aux sollicitations écrites.
- Suivi et envoi des cartons de félicitations et de condoléances à la signature du Maire.
- Traitement des réponses aux invitations.
Suivi des courriers, mails et parapheurs à l’attention de la directrice générales des services :
- Enregistrement du courrier et des emails (entrants et sortants) et suivi des suites données.
- Transmission des parapheurs à l’information et à la signature du Maire.
- Demande d’informations et d’éléments aux services permettant les réponses aux sollicitations écrites.
Activités secondaires
- Classement thématique des dossiers du Maire.
- Carnet du jour.
- Recherches documentaires spécifiques sur demande.
- Collaboration à la mise à jour continue des bases de données en lien avec le Cabinet du Maire.
- Transmission d’informations et coordination de l’activité du Maire avec les autres élus municipaux.
- Appuis ponctuels aux autres activités de la Direction Générale des Services.
Configuration du poste et conditions de recrutement :
- Emploi permanent, recrutement dans les cadres d’emploi des adjoints administratifs territoriaux par voie statutaire (mutation, détachement ou inscription en liste d'aptitude). A défaut, recrutement par voie contractuelle.
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP) + sous conditions : prime annuelle + CNAS + forfait mobilités durables + titres restaurants.
- Temps complet 37.5h avec RTT
Diplôme(s) :
- Titulaire d’un diplôme de niveau 4 en gestion administrative.
Connaissances :
- Excellente connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des relations institutionnelles.
- Fortes compétences organisationnelles (méthodes, outils, process).
Savoir-faire et compétences :
- Qualités de rédaction, de synthèse et de sélection des informations importantes.
- Aptitude à la prise de note rapide.
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et des outils de messagerie.
Savoir-être :
- Grande discrétion et rigueur.
- Excellente organisation du travail.
- Capacité d’anticipation et de prise d’initiatives.
- Capacité à travailler dans des délais contraints.
- Qualités d’adaptation face aux situations imprévues.
- Sens du service public.
- Grande disponibilité.
Au sein de la Direction Générale des Services, l’assistant du Maire assurera, en coordination permanente avec la seconde assistante de la direction générale, toutes les activités d’un secrétariat expérimenté.
Il sera garant de la bonne organisation des réunions, des rendez-vous et des déplacements. Il s’inscrira dans une démarche d’anticipation et de planification pour apporter de la fluidité dans l’agenda.
Disponible et doté d’un grand sens de l’organisation et du travail en équipe, il sera le garant du respect de la hiérarchie et du protocole autour de Madame le Maire.