Postée il y a 24 heures
GESTION ET COORDINATION ADMINISTRATIVE :
* Assurer le secrétariat de la Direction Générale (gestion des agendas, organisation des réunions, accueil des interlocuteurs, suivi des échéances) ;
* Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs (courriers, rapports, notes, comptes rendus) ;
* Assurer le suivi des parapheurs et la circulation des conventions ;
* Anticiper les besoins de la direction et assurer un rôle de facilitateur entre les services ;
* Organiser des déplacements, participer à l'organisation d'événements (ponctuel).
SUIVI DES INSTANCES ET GESTION DES DOSSIERS STRATÉGIQUES :
* Organiser et suivre les dossiers présentés aux instances délibérantes (convocations, constitution des rapports et dossiers, transmission des décisions) ;
* Vérifier les émargements et assurer la rédaction des procès-verbaux ;
* Suivre l'application des décisions prises et en assurer la diffusion auprès des services concernés.
COMMUNICATION ET RELATIONS INSTITUTIONNELLES :
* Filtrer et transmettre les appels et courriers électroniques en hiérarchisant les priorités ;
* Assurer la liaison entre les différents services et partenaires ;
* Veiller à la mise à jour et à la diffusion des plannings et agendas des élus et de la direction ;
* Participer au réseau des " assistantes de direction/ gestionnaires des assemblées" dans un objectif d'amélioration continue.
SUIVI DU COURRIER ET GESTION DOCUMENTAIRE :
* Réceptionner, trier et diffuser le courrier interne et externe ;
* Assurer la transmission des actes administratifs, leur publication et la gestion des registres obligatoires ;
* Aide à l'archivage (papier et numérique).
* Expérience significative dans la gestion administrative, l'assistance d'encadrants supérieurs, dans le secteur public
* Connaissances du fonctionnement des collectivités et de la réglementation des instances (un plus)
* Capacité à travailler en équipe et en transversalité, avec l'ensemble des services
* Diplomatie et aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés
* Contribuer activement à l'amélioration des processus administratifs
* Capacité à gérer les urgences et hiérarchiser les priorités
* Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365) et collaboratifs
* Connaissance du bouquet de services Mégalis : parapheur électronique, tiers de télétransmission, etc. (un plus)
* Solides compétences rédactionnelles et relationnelles
* Capacité d'adaptation, de réactivité et d'anticipation
* Être autonome, organisé, rigoureux et à l'écoute
* Discrétion professionnelle et confidentialité.
Située au cœur de la baie d'Audierne, la Communauté de Communes du Haut Pays Bigouden, 10 communes, 18 300 habitants, est un territoire à la fois rural et tourné vers l'océan.
Au sein de la Communauté de Communes, l'assistant de direction (F/H), rattaché à la Direction Générale, joue un rôle central dans le bon fonctionnement de la collectivité. Il/elle assure un appui opérationnel à la Direction Générale en garantissant une gestion efficace des dossiers, une coordination fluide des actions et une communication optimisée avec les interlocuteurs internes et externes (élus, partenaires institutionnels, services).
Il/elle veille également à la bonne préparation des instances et à la mise en œuvre des délibérations afin d'assurer la sécurisation et la fluidité des activités des assemblées.