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Accueil des usagers
• Assurer l’accueil téléphonique
• Accueillir physiquement, renseigner et orienter les usagers sur place ou par téléphone
• Gestion du standard : réception des appels, filtrage, prise de message, transmission
• Accompagner les usagers dans les démarches administratives initiales
• Assurer les relations avec les autres services de la mairie
• Participer à l’information au sein du conservatoire en étant un lien complémentaire entre les élèves, l’administration, la direction et les professeurs
• Participer à des réunions transversales internes ou externes
Tâches particulières du service
• Assurer un soutien dans l’organisation matérielle (préparation, régie technique) des cours et des concerts du conservatoire, et accueillir le public lors des manifestations
• Suivi du parc instrumental (prêts d’instruments, état des instruments)
• Savoir se référer au règlement pédagogique et au règlement intérieur de l’établissement
• Suivi des présences des élèves et des professeurs
• Assurer la reprographie légale des partitions
• Être suppléant de la régie recette de la billetterie et de la régie location de salle
Particularités du service
• Ecrire les différents courriers en direction des usagers (convocations, avis d’absence, envoi des résultats des examens aux parents, notes aux professeurs…) et les rapports des réunions de service
• Établir les quotients familiaux, participer à l’établissement des facturations
• Réaliser les inscriptions des élèves tout au long de l’année
• Participer à l’organisation des réunions internes du conservatoire
• Tenir et mettre à jour les registres (élèves, professeurs, locaux), les fichiers (prêts d’instruments, listes d’attente, discothèque, bibliothèque pédagogique) et les plannings
• Réceptionner, enregistrer, trier le courrier
CONDITIONS D’EXERCICE
• Horaires :
Lundi non travaillé
Mardi, mercredi et vendredi : 9h-12h et 14h-21h
Jeudi 14h-21h (un jeudi matin travaillé par mois)
• 6 semaines de congés l’été et tous les petites vacances scolaires
• Disponibilité très ponctuelle le week-end et jours fériés
Connaissances théoriques
• Bonnes connaissances de la collectivité et de ses circuits administratifs
• Connaissance de la musique et des activités culturelles
Compétences techniques ou méthodologiques
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de l’outil informatique
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
• Très bonne maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral
• Goût du travail en équipe
• Polyvalence, réactivité, esprit d'initiative, rigueur, esprit d’adaptation
• Sens du contact notamment auprès des publics mineurs
Aider à la gestion administrative de l’espace culturel et du conservatoire, garantir son accueil et l'information des usagers.