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Créé en 2009 par Daniel Caille, Vivalto Santé devient l'un des acteurs majeurs de l'hospitalisation en Europe. Il est constitué d'un réseau de 100 établissements de santé répartis dans 6 pays (France, Suisse, Portugal, Espagne, République Tchèque et Slovaquie) au sein desquels travaillent près de 6 000 praticiens et plus de 21 000 salariés. En France, Vivalto Santé compte 53 établissements ; ce qui en fait le 3ème acteur de l'hospitalisation privée.
Description de la mission :
Pour le siège, nous recrutons un-e Assistant-e Administratif-ve à Saint-Grégoire (35).
Rattaché(e) à la Directrice de la recherche clinique, votre mission principale d'assurer une présence continue et un soutien efficace pour la gestion administrative du GCS VS ERI (Enseignement Recherche Innovation).
Le poste est réparti en deux volets : formation et recherche.
Volet recherche :
Organisation
- Organiser et alimenter les bases de données, renseigner les tableaux de bord
- Participer à l'organisation de réunions, séminaires, conférences.
- Organiser le classement et l'archivage des documents
Gestion/suivi des dossiers
- Participer à la mise en place des projets promus par le GCS VS ERI
- Collaborer à l'activité du Comité d'éthique de recherche clinique Vivalto Santé (suivi des soumissions, support logistique et organisationnel)
- Suivre l'état d'avancement des dossiers (clients internes/externes, fournisseurs).
- Editer et transmettre au service comptable les factures, justificatifs, etc.
- Préparer les dossiers pour les réunions ou les déplacements
Circulation/traitement de l'information
- Apporter un soutien technique et logistique au sein du GCS VS ERI
- Jouer un rôle d'interface relationnelle et de reporting
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif.
- Répondre aux demandes d'informations des praticiens des établissements et des collaborateurs externes (promoteurs, instances administratives et réglementaires)
- Transmettre les informations en lien avec l'activité vers les collaborateurs internes et/ou externes
Volet formation :
Gestion administrative des formations
- Préparer et envoyer les convocations aux participants, accompagnées des documents nécessaires (questionnaires de pré-formation, programmes).
- Assurer la saisie des sessions dans le tableau de bord d'activité et maintenir les informations à jour.
- Gérer les inscriptions et répondre aux demandes administratives des participants et des formateurs.
- Constituer les dossiers de formation comprenant (Feuilles d'émargement, badges, scénarios pédagogiques et autres éléments nécessaires).
Préparation logistique des formations
- Gérer les réservations d'hébergement et de transport pour les formateurs via les outils dédiés (ex. CAP 5).
- Assister la coordinatrice pédagogique dans les aspects logistiques, notamment lors des départs de formation.
Suivi et évaluation des formations
- Scanner et enregistrer les documents liés aux sessions sur le réseau (feuilles d'émargement, bilans, contrats).
- Préparer et transmettre : Les attestations DPC ou de formation aux participants concernés ainsi que les synthèses et rapports de formation aux commanditaires.
- Participer à la collecte et au suivi des évaluations post-formation, contribuant à la démarche d'amélioration continue. Profil recherché :
Issu(e) d'une formation supérieure en gestion administrative (Bac +2), vous disposez d'une expérience d'au minimum 2 ans d'expérience (alternance comprise).
Compétences requises
· Organisation : Gestion rigoureuse et priorisation des tâches.
· Aisance administrative : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des plateformes de gestion (tableaux de bord, outils de réservation).
· Polyvalence : Capacité à gérer simultanément des missions administratives et logistiques.
· Relationnel : Bonne communication pour interagir efficacement avec les parties prenantes. Travailler en équipe et en réseau.
· Confidentialité : Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
Relations professionnelles
Rattachement hiérarchique : Directrice de la recherche clinique
Rattachement fonctionnel :
· Volet recherche : Directrice de la recherche clinique
· Volet formation : Coordinatrice de formation en simulation en santé
Interactions fonctionnelles : Formateurs, participants, services logistiques (transport, hébergement). Membres de la Direction de recherche, équipes médicales/paramédicales, établissements du Groupe, services administratifs, promoteur et ses représentants, etc.
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