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Activités du secrétariat : (avec l'appui de 3 agents à la mairie)
Conseil Municipal
Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes-rendus de séance et des délibérations.
Comptabilité/Budget
Gérer la comptabilité générale et analytique,
Elaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie,
Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions.
Ressources humaines/Paie
Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents,
Etablir les paies et déclarations annuelles.
Secrétariat du maire et des élus
Préparer la tenue des réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux,
Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux,
Travailler en transversalité avec les services de Grand Châtellerault.
Etat-civil
Enregistrer, rédiger les actes et tenir les registres (naissances, reconnaissances, mariage, décès),
Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire.
Urbanisme
Réceptionner les déclarations, assurer le suivi administratif des dossiers d'urbanisme,
Faire le lien avec les services d'urbanisme de la Communauté de Communes.
Marchés publics
Assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics.
Elections
Gérer les demandes d'inscription/de radiation sur la liste électorale,
Effectuer les procédures liées aux scrutins.
Cimetière
Renseigner sur l'organisation du cimetière,
Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière.
Agence Postale communale
Identifier la demande des clients,
Gérer les envois et retraits des produits postaux et enregistrer les opérations bancaires courantes.
Titulaire d'un diplôme de bac + 2/3 à bac + 5, vous justifiez, idéalement, d'une première expérience en collectivité sur des fonctions de secrétariat de mairie,
Vous avez déjà des connaissances concernant :
- L'environnement territorial, les enjeux, les évolutions et le cadre réglementaire des politiques publiques,
- Le statut de la Fonction Publique Territoriale,
- L'utilisation du Logiciel COSOLUCE et des outils de bureautique,
- Les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs,
- Le fonctionnement des finances et de la comptabilité publiques,
- Les méthodes d'analyse et de diagnostic,
- Les partenaires institutionnels, publics et privés de la collectivité,
La maitrise de l'anglais serait vivement appréciée.
Savoir être
Pour réussir dans ce poste, vous :
- détenez des capacités d'analyse et de synthèse,
- savez faire preuve d'organisation,
- avez le sens du contact et de la communication,
- avez le sens du service public et de l'intérêt général,
- êtes méthodique, rigoureux(se),
- êtes autonome et savez prendre des initiatives pertinentes,
- respectez la confidentialité des échanges et faites preuve de discrétion,
- savez-vous rendre disponible
Située au nord du département de la Vienne, Availles-en-Châtellerault est une commune dynamique de la Communauté d'Agglomération de Grand Châtellerault. Elle offre un cadre de vie agréable, alliant proximité avec les services et infrastructures de Châtellerault tout en bénéficiant du charme et de la tranquillité de la campagne poitevine.
Dans le cadre du départ à la retraite de la Secrétaire Générale de Mairie, la Mairie d'Availles-en-Châtellerault recrute son/sa futur(e) remplaçant(e).
Au sein d'une équipe municipale bienveillante, vous avez une réelle motivation à assurer des missions variées de service public auprès des habitants de la commune.
Convaincu(e) du potentiel d'Availles-en-Châtellerault, vous travaillez en collaboration directe et êtes l'interlocuteur de confiance de Monsieur BIET, Maire, et de toute l'équipe municipale pour organiser et gérer la collectivité.
Vous assurez l'encadrement du personnel communal, notamment des agents administratifs (3 agents), et veillez à la bonne coordination des missions au sein des services techniques et scolaires. Véritable relais entre les élus et les équipes, vous êtes garant(e) du bon fonctionnement de l'administration et accompagnez les agents dans leurs activités quotidiennes.
En lien direct avec l'autorité territoriale, vous participez à la définition des orientations stratégiques de la commune, conseillez les élus dans la prise de décision et pilotez les projets communaux. Vous garantissez également la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité.