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Accueil physique et téléphonique du public / Renseignement et orientation du public :
Gestion du standard et transfert aux services ou prise de messages
Gestion de la boite mail de la communauté de communes avec transfert aux services
Réception, enregistrement et orientation du courrier arrivé et courrier départ vers les services.
Gestion des formulaires à disposition des usagers
Gestion des réservations des salles de réunion
Gestion des réservations des véhicules
Assistance administrative :
Gestion des archives (rangement, tri, tenue de registre) de la communauté de communes
Accueil en lien avec le service tourisme (suite à la fermeture du BIT d’Ambazac)
Gestion du stock et des commandes de fournitures et papier (en lien avec les marchés publics)
Aide à l’organisation des réunions, bureaux, conseils…
Aide ponctuelle selon les périodes de l’année à l’ensemble des services
Missions complémentaires nécessaires à l’exercice du service public au sein de la collectivité
Compétences nécessaires :
- Compétences professionnelles :
Techniques d'accueil, règles de communication / Organisation et activités des services / Organisation et organigramme de la collectivité
Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
Techniques de régulation / Techniques de communication téléphonique
Techniques de médiation / Techniques de secrétariat / Techniques de recherche d'information
Gérer un planning de réservation
Capacité d’organisation
Règles d’archivage (les archives publiques sont soumises à des règles relevant du livre II du Code du patrimoine)
Excellente rédaction écrite
- Qualités relationnelles :
Savoir travailler en équipe et être solidaire
Ponctualité, dynamique, motivé, tolérant, sens de l’écoute
Discrétion professionnelle
1) Accueil téléphonique et physique
2) Assistance administrative des services