Responsable administratif de l'Institut de formation en psychomotricité F/H

Les missions du poste

Fonctions : Responsable administratif et la gestion comptable de l’ Institut de formation en psychomotricité

Catégorie : A

Corps : Assistant Ingénieur de recherche et de formation

BAP : J

CDD de 1 an

MISSION : Assurer la responsabilité administrative et la gestion comptable de l’institut de formation en psychomotricité.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

1) Responsabilité administrative :

• Encadrer et coordonner les actions des gestionnaires de scolarité (Plannings, inscriptions, Parcoursup, organisation des examens, PV jury,…)
• Organiser les diplômes d’état en lien avec la DRIEETS)
• Assurer le suivi de la convention avec la région
• Établir les tableaux de bord et la gestion de l’application SOLSTISS
• Être l’interlocuteur avec l’ARS pour répondre aux différentes demandes
• Vérification de la faisabilité des recrutements de vacataires d’enseignement et
• Suivi du tableau de bord des heures complémentaires et transmission au service RH
• Coordination administrative courante

2) Gestion comptable :

• Être l’interlocuteur avec la direction des finances et achats
• Gérer et établir des ordres de mission
• Gestion et suivi budgétaire de l’institut de formation
• Gestion de la location des salles extérieures au site, des réservations et des devis

Encadrement : OUI - 2 B

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

• Utiliser des logiciels APOGEE, WORD, EXCEL, Lecteur QCM
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à assurer l’encadrement d’agent
• Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
• Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
• Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures
• Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

La Direction des formations en santé supervise et coordonne les formations de la faculté de santé: du PASS (intégrée à la faculté) au 3e cycle incluant DES, DESC et la thèse d’exercice et près de 300 DU et DIU.

Ainsi que la formation de sages-femmes mais aussi des enseignements paramédicaux : l’orthophonie, la psychomotricité et l’orthoptie.

Elle a la charge du processus d’universitarisation en accueillant 5500 élèves des IFSI, podologie, ergothérapie et de kinésithérapie.

Elle gère la vie étudiante et le service de l’orientation et l’insertion professionnelle.

Présentation du service :

L’institut de formation en psychomotricité (IFP) assure la formation sur trois ans.

L’agent-e affecté à l’IFP est encadré par le directeur de l’IFP.

Il a pour mission la responsabilité des gestionnaires de l’IFP ainsi que les actes financiers liés à la formation des études de psychomotricité représentant 490 étudiants de l’inscription à la diplomation.

Localisation : 91-105 boulevard de l'Hôpital, 75013 Paris