Postée il y a 17 heures
Qui sommes-nous ?
Pierre Fabre est le 2ème laboratoire dermo-cosmétique mondial, le 2ème groupe pharmaceutique privé français et le leader des produits vendus hors prescription dans les pharmacies en France.
Son portefeuille compte plusieurs franchises médicales et marques internationales dont Pierre Fabre Oncologie, Pierre Fabre Dermatologie, Eau Thermale Avène, Klorane, Ducray, René Furterer, A-Derma, Naturactive et Pierre Fabre Oral Care.
Implanté depuis toujours en région Occitanie, fabricant plus de 95% de ses produits en France, le groupe emploie près de 10 000 collaborateurs dans le monde et distribue ses produits dans quelque 130 pays. Pierre Fabre est détenu à 86% par la Fondation Pierre Fabre, une fondation reconnue d’utilité publique, et secondairement par ses collaborateurs à travers un plan d’actionnariat salarié.
En 2021, Ecocert Environnement a évalué la démarche de responsabilité sociétale et environnementale du Groupe selon la norme ISO 26000 du développement durable et lui a attribué le niveau « Excellence ».
Pierre Fabre est reconnu comme l’un des « Meilleurs Employeurs du Monde 2021 » par Forbes. Notre groupe est classé dans le Top 6 de l’industrie cosmétique et dans le Top 7 de l’industrie pharmaceutique dans le monde. Nous sommes convaincus que notre engagement et notre passion font préserver notre indépendance et vivre notre raison d'être.
Votre mission
As the Executive Assistant, you will report to Financial Director, your responsibilities and duties include, but are not limited to:
- Handle daily front desk operations, including greeting and assisting visiting clients, phone call answering and transfer, as well as the reception and management of mail and courier deliveries
- Responsible for meeting arrangements, including conference room booking
- Liaise with various departments (Finance, Operations, Medical Care, IT, etc.) of the company and coordinate work arrangements between different teams
- Plan staff or external event logistics, including but not limited to retreats, socials, celebrations and others
- Manage full spectrum of daily office administration and clerical support to the departments, ensure all staff have the necessary materials and resources to operate effectively
- Maintaining the office condition and arranging necessary repairs
- Assist in procurement process including vendor sourcing, price comparison and negotiation, service and contracts review related to IT and administration activities
- Assist in system approval procedures, including contract signing, PR/PO process, onboarding logistics, documentation
- Following up service invoice & payments for various departments
- Support operation team for clerical works, staff purchase distribution and stock counting
- Manage travel booking system, and maintain IT assets record and contract database
- Provide ad hoc support for events and projects of different functional team
-
Job Requirements
- Degree holder in Business Administration or related discipline
- 3-5 years of relevant experiences working with multi-national companies or retail industry
- Highly organized, diligent, strong communication and with good interpersonal skills
- Experiences in office administration is a plus
- Good command of written and spoken English and Chinese, French is a plus
- Proficient in Microsoft Office applications, MS Word, Excel, PowerPoint and Chinese Word Processing
- Experience in Dynamics, Microsoft solution is a plus
Qui êtes-vous ?
Nous sommes convaincus que la diversité est une source d’épanouissement, d’équilibre social et de complémentarité pour nos collaborateurs, nos offres sont donc ouvertes à toutes et tous sans restriction.