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Assurer l’accueil physique et téléphonique du public et la réception des
demandes administratives du service vie locale, associations et billetterie.
Gérer les demandes d’occupation des salles et locaux :
Élaboration des plannings dans l’outil métier GRR et suivi des occupations des
salles (clé, code alarme, badges…) en liaison avec la chargée de mission Vie
associative et Jumelage.
Préparer et suivre les actes administratifs et conventions de mise à disposition
des structures gérées par le service .
Contribuer au suivi du respect du règlement de mise à disposition des locaux :
Veiller aux retours des états des lieux dans le cadre du respect des règlements
intérieurs de chaque local.
Participer aux événements organisés par la Direction de la vie culturelle et
citoyenne. Maintenir un classement rigoureux des dossiers administratifs.
Collaborer avec les porteurs de projets pour la communication et la coordination
d’événements.
Participer à l’élaboration du bilan annuel du service.
COMPÉTENCES ET SAVOIR-FAIRE
Bonne connaissance de la réglementation administrative et juridique relative aux
associations.
Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques (Excel, Word, logiciels
de suivi).
Connaissance des procédures municipales et de la collectivité.
Rigueur et sens de l’organisation / Gestion rigoureuse des plannings, dossiers et
courriers.
Capacité à analyser et prioriser les demandes.
Accueil du public et gestion des relations avec des publics variés (associatifs,
institutionnels, etc.) / Savoir se positionner de manière adaptée face à des
interlocuteurs variés / S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Sens du service public, discrétion et courtoisie.
Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à des situations variées.
Spécificités du poste:
Horaires de travail variables selon les obligations de service (soirées, week-ends).
Organisation à des événementiels possibles en journée, soirée et week-end
Prise de congés en concertation avec les autres agents pour garantir la continuité du
service public.
PROFIL REQUIS
Cadre d’emploi des adjoints administratifs (catégorie C).
Placé sous l’autorité de la responsable du Pôle Ressources, vous avez en charge la
collecte et le traitement des informations nécessaires au bon fonctionnement du service
et assurez l’accueil du public.