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Le.a gestionnaire des assemblées assiste le.a directeur.rice de l'administration générale en assurant le suivi administratif nécessaire à la préparation des conseils municipaux ou communautaires ; la relecture et les formalités de mises en oeuvre des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés) et le suivi des représentations des élus.
Interlocuteur.rice privilégié.e des services producteurs d'actes administratifs, le.a gestionnaire des assemblées est également garant.e de la sécurité et de la fluidité des activités des assemblées.
A ce titre vos missions sont les suivantes :
Préparer des assemblées AVANT - PENDANT - APRÈS :
Collecte des projets de délibérations, réponse et accompagnement des services y compris dans l'utilisation de l'application métier, relecture et corrections des projets d'actes,
Co-pilotage avec la N+1 du processus de préparation des conseils jusqu'à la convocation,
Participation à certaines assemblées (réunion en soirée),
Préparation des documents après séances (délibérations, procès-verbaux, registres) et accomplissement des formalités d'exécution.
Suivi des représentations des élus (es) :
Actualisation des outils de suivi des représentations des élus .es dans les commissions et instances extérieures, en collaboration avec les secrétariats des élus.es
Assurer la continuité de service des assemblées et faire face aux pics d'activités :
Traitement des décisions du Maire et du Président et supervision des processus de prise d'arrêtés.
Travail en polyvalence entre les agents des assemblées pour assurer la continuité de service.
Réaliser et mettre en forme divers travaux bureautiques.
Classement et archivage des dossiers :
Réalisation des registres.
Préparation des versements et éliminations en collaboration avec le service archives.
- Prime annuelle
- Télétravail possible selon les règles de la charte appliquée par la collectivité.
- Expérimentation en cours des cycles de travail (semaine de travail de 4 ou 4,5 jours)
- Participation mutuelle
- Participation prévoyance (contrat collectif)
- Forfait mobilités durables
- Comité des ?uvres Sociales et des Activités de Loisirs
De l'organisation et contexte des collectivités territoriales (communes, EPCI, etc.) et leur fonctionnement
Connaissances juridiques appréciées en matière d'actes administratifs
Maîtrise des règles de l'expression écrite et orale
Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie outlook...)
Gestion de son temps de travail dans le respect des délais et procédures
Gestion des tâches collaboratives (tableaux de bords partagés)
Capacité d'adaptation et de réactivité
Grand sens de l'organisation, rigueur et fiabilité d'exécution
Autonomie, esprit d'initiative
Discrétion et loyauté professionnelle
Aptitude au travail en équipe
Qualités relationnelles face à la multitude d'interlocuteurs
Expérience sur des missions administratives et en collectivités territoriales
Permis B valide exigé
Poste à temps complet, 37 h 30 par semaine, basé à l'Hôtel de Ville
Déplacements réguliers sur le territoire de la Ville et d'Agglopolys
Cadres d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (C) ou rédacteurs territoriaux (B)
Par voie de mutation, détachement, liste d'aptitude ou en contrat d'un an
Groupe RIFSEEP : (5.2) Forte technicité métier
Bassin de vie de près de 110 000 habitants, Agglopolys, la Communauté d'agglomération de Blois, regroupe 43 communes, urbaines et rurales. Blois, ville préfecture, se positionne avec 48 000 habitants, comme métropole d'équilibre entre Tours et Orléans. Dotée d'un environnement naturel et architectural exceptionnel le long de la Loire, Blois est classée au Patrimoine mondial de l'UNESCO, au titre de «Paysage culturel». Ville à taille humaine, Blois cultive douceur et qualité de vie, dynamisme économique et universitaire, richesse de la vie associative, culturelle et sportive.
La Ville de Blois, Agglopolys et le Centre Intercommunal d'Action Sociale du Blaisois représentent un modèle de mutualisation des services efficient, avec 1700 talents et une centaine de métiers complémentaires. Avec une démarche éco-responsable, des événements conviviaux, et bien d'autres avantages liés à une politique managériale basée sur la Qualité de Vie au Travail, nos collectivités offrent un environnement de travail aux valeurs inclusives et collaboratives