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1- Gestion administrative de l’unité Accompagnement des Parcours Professionnels (50%)
- Assurer la gestion administrative de l’activité accompagnement des parcours professionnels (APP), de la réception des demandes, à leur facturation :
Gérer la boite mail APP : accuser réception, enregistrement des demandes d’accompagnement dans le réseau, alerter en cas de demandes spécifiques, apporter un premier niveau d’information sur les prestations proposées, réorienter si besoin
Créer les dossiers des agents,
Établir les conventions liées à l’accompagnement (publipostage),
Faire les demandes de facturation auprès du service finance (prestations et frais aux collectivités), suivi du paiement
Assurer la mission « référent archive » et « référent informatique » pour l’unité
Participer aux différents projets en lien avec l’unité APP (mise en place d’outils informatiques, nouvelles procédures…)
participer à la création et à la communication des rapports d’activité à destination des collectivités et de la direction du Cdg69
- Assurer des missions d’assistanat général auprès de l’équipe de Chargées d’accompagnement :
Gérer les agendas
Réserver des salles d’entretiens, de réunions, de véhicules…
Mettre en place des outils de suivi administratif
Achats tests : suivi consommation, demande de devis, commandes
- Participer à la promotion de l’activité accompagnement des parcours
Ponctuellement, participer à l’organisation d’évènements de l’unité ou du service emploi (réunions, forum…)
2- Appui au Chef du service Emploi et renfort des unités du service (50%) :
Assurer l'accueil téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes
Gérer les agendas
Élaborer, saisir et diffuser des documents de formes et contenus divers
Instruire, classer et archiver les dossiers en garantissant la cohérence de l’arborescence informatique
Mettre en forme et diffuser tous types de courriers, courriels ou autres supports (rétro planning, bases de données, listings, bilans…) en appliquant les consignes et les procédures établies
Mise à jour sur site extranet du cdg69 en lien avec les différentes unités du service et le service communication
Participer aux opérations de promotion de l’emploi (en particulier la Conférence Régionale de l’Emploi et le Salon de l’emploi), notamment en assurant l’organisation logistique et la planification des ressources nécessaires
Formation de niveau Bac à Bac + 2 ou expérience professionnelle avérée
Expérience réussie exigée dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative
Connaissance souhaitée de l’environnement territorial et du statut de la Fonction Publique Territoriale
Connaissance et application des règles administratives et comptables
Bonne maîtrise des principes rédactionnels, des règles de l’expression orale et écrite (orthographe et grammaire)
Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques : Word (publipostage, formulaires...), Excel (fonctions avancées, tableaux croisés dynamiques…), Outlook (gestion des agendas et de la messagerie), matériels de télécommunication, applications et progiciels
d’instruction et de transmission des informations)
Savoir faire preuve de méthode, de rigueur et de fiabilité dans l’exécution et le suivi des tâches
Capacités d’initiative et d’autonomie
Esprit d’équipe, aptitudes relationnelles, capacité à adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Dans un esprit de transversalité, l’Assistant du service Emploi collabore à toutes les missions du service (composé d’une vingtaine d’agents répartis par unité) en recueillant et traitant les informations nécessaires au fonctionnement global. En lien avec les Responsables et Référents d’unité, il exécute divers travaux bureautiques et tâches administratives en vue de contribuer au bon déroulement à la bonne mise en œuvre des activités, dans le respect de la démarche qualité portée par l’établissement.
Plus particulièrement, il gère l’ensemble des tâches administratives de l'unité Accompagnement des parcours professionnels en concertation étroite avec le responsable d’unité et lui apporte également une aide permanente en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de classement et de suivi des dossiers.