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Accueil / orientation : Assure l’accueil de premier niveau du public se présentant sur le Site. • Discerne les demandes, éventuellement en les reformulant, et oriente rapidement vers les services et les interlocuteurs compétents. • Peut effectuer des recherches afin de cibler la réponse à apporter. • Utilise un logiciel de gestion des files d’attente avec délivrance de tickets, remet des clefs (entrepreneurs…) et prévient le service ou l’interlocuteur de l’arrivée du demandeur. • Peut donner des informations générales sur le fonctionnement du Site, si le volume de l’activité le permet.
Gestion logistique : Fait remonter les besoins en fournitures et en matériel nécessaires à son activité. • Assure l’ouverture et la fermeture du Site. • Veille au bon état général du hall d’entrée et des équipements attenants (présentoirs à documentation, éclairages, bonbonnes d’eau…) ; peut signaler tout problème et faire remonter les besoins en approvisionnement. • Peut transmettre des colis ou réceptionner des livraisons. • Affiche diverses informations pratiques et réglementaires (arrêtés, informations culturelles, sociales…). • Assure l’installation et le renouvellement d’un fonds documentaire pour le public. • Peut gérer le planning de réservation des salles de réunion.
Participation aux projets du service : Fournit des statistiques et tableaux de bord pour l’utilisation du logiciel de gestion des files d’attente et afin d’assurer la traçabilité des appels et des visites. • Evalue son activité et peut proposer des solutions d’amélioration.
Polyvalence : Peut participer à d’autres tâches en fonction des nécessités de service (courrier, standard…)
Théoriques : Connaissance de l’organisation interne et des différents interlocuteurs. • Connaissances de base en secrétariat.
Techniques / Pratiques : Met en œuvre les pratiques liées à son domaine. • Applique les procédures. • Utilise efficacement les outils bureautiques.
Aptitudes / Qualités : Organisation, sens de l’accueil, disponibilité, écoute, diplomatie, capacité à chercher l’information, discrétion. • Polyvalence et capacité à gérer les priorités. • Bonne présentation.
Garantir l’image et l’efficacité du Site en assurant l’accueil, l’information et l’orientation du public et en assurant quelques tâches administratives et logistiques s’inscrivant dans une démarche qualitative globale.