Postée il y a 49 jours
MISSIONS :
Au sein du Cabinet, vous apportez un appui en terme d'organisation du secrétariat en lien avec l'assistante du directeur de cabinet.
ACTIVITES :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat en sachant s'adapter aux différents interlocuteurs
- Traiter et ou redistribuer le courrier entrant/sortant, via le logiciel Flower
- Selon les cas, être en mesure de préparer un AR, de proposer un projet de réponse ou une intervention auprès de l'Organisme compétent
- Relire les parapheurs et en assurer le suivi de circulation
- Préparer les dossiers quotidiens nécessaires aux rendez-vous et réunions du Directeur de Cabinet
- Ponctuellement, préparer des notes de synthèse sur la base des informations reçues des services
- Rechercher des informations et mettre à jour régulière des mailings (contacts et coordonnées des institutionnels : cabinets des mairies, conseils départementaux, régionaux, ministères, partenaires...)
- Gérer les réservations des salles de réunions relevant du Cabinet du Président
- Préparer les cérémonies de remise de médailles du travail et des départs en retraite des agents du Département (maquettage des cartons d'invitation, suivi des réponses) en lien avec le service organisateur
PROFIL :
- Rédacteur territorial titulaire, ou contractuel titulaire a minima d'un baccalauréat (recrutement sur la base l'article L332-14 du Code général de la fonction publique)
- Connaissance de l'administration départementale et des procédures administratives
- Savoir concevoir des tableaux de bord de suivi
- Bonne capacité à transmettre les informations aux bons interlocuteurs
- Bonne maîtrise de l'orthographe, qualités rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Flower, Airsdélib...)
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Sens de l'organisation et du respect des délais
- Discrétion et sens de la confidentialité impérative sur le poste
- Aptitude au travail transversal
- Rigueur professionnelle
VOTRE LIEU DE TRAVAIL :
À Paris-La Défense, l'hôtel du Département est le siège administratif du conseil départemental. Situé dans un quartier dynamique, il offre des espaces de travail modernes et modulables pour favoriser transversalité et convivialité. L'hôtel du département est accessible par différentes lignes de transports et offre des possibilités de parking.
Adresse : 57 rue des longues raies, 92000 Nanterre
Territoire doté de l'une des plus fortes densités de population de France métropolitaine, les Hauts-de-Seine œuvrent à offrir un cadre de vie de qualité à ses 1,6 million d'habitants. Chef de file de l'action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l'aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l'accès à la culture pour tous.