Postée il y a 15 heures
1. Missions transversales au sein du pôle Sport, Jeunesse et Vie associative :
• Accueil du public : Gestion de l’accueil physique et téléphonique, orientation du public
• Gestion administrative : Saisie et envoi de courriers/courriels, organisation des réunions, prise de rendez-vous
• Ressources humaines : Suivi des congés, absences, arrêts de travail, formations et commande des vêtements de travail pour les agents du Pôle
• Gestion des véhicules : Réservation et suivi technique des minibus et véhicules de service
• Gestion des fournitures : Commande et suivi des fournitures pour le Pôle
2. Missions spécifiques au service des sports :
• Assistance aux événements sportifs : Organisation et suivi des événements comme Bruges’Athlon, Semi-marathon, Fête du multisports, etc. (invitations, demandes de subventions, suivi des inscriptions)
• Suivi financier : Traitement des devis, bons de commande et tableaux de suivi financier des événements
• Gestion des infrastructures sportives : Suivi des demandes de travaux sur les sites sportifs, gestion des stocks de produits d'entretien, édition des arrêtés relatifs aux infrastructures sportives
• Réservations d'infrastructures : Suivi de la campagne de réservations pour les associations (saisie dans Planitech, conventions, assurances)
• Plannings des manifestations : Élaboration des plannings pour les événements sportifs réguliers et ponctuels
3. Missions spécifiques au service vie associative :
• Gestion des associations : Mise à jour de l’annuaire des associations, suivi des dossiers administratifs, conventions et chartes
• Forum des associations : Mise à jour des outils de communication et distribution du courrier aux associations hébergées, suivi des demandes de travaux
• Assistance aux événements associatifs : Suivi administratif des événements comme le Salon des Associations, Cérémonie de l’Engagement Associatif, Apéros des Assos, etc. (invitations, inscriptions, suivi financier)
• Gestion des subventions : Lancement de la campagne de subventions, réception et vérification des demandes, rédaction des courriers de réponse aux associations
• Suivi des formations : Gestion et suivi des formations proposées aux associations (calendrier, inscriptions, convocations)
Vous êtes doté d'une excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook Calendar, Word, Excel) et d’une solide capacité à vous adapter aux outils spécifiques du pôle. Vous êtes une personne proactive, capable de prendre des initiatives tout en restant rigoureuse et discrète dans l’exécution de vos missions.
Votre autonomie, votre sens de l’organisation et votre aptitude à gérer les priorités seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste. Vous savez planifier votre travail efficacement et faire preuve de flexibilité face aux imprévus.
En équipe, vous savez à la fois collaborer et alerter votre hiérarchie lorsque cela est nécessaire. Vous aimez relever les défis et vous avez à cœur d’apporter des solutions tout en garantissant une excellente qualité de service.
Si vous êtes aussi réactif qu’organisé, et prêt à travailler dans un environnement dynamique, ce poste est fait pour vous !
Rejoignez notre équipe dédiée au pôle Sport, Jeunesse et Vie associative !
Dans un environnement dynamique et en constante évolution, nous recherchons un gestionnaire administratif pour soutenir notre équipe au sein du Forum des associations.
Vous serez un acteur clé dans le bon fonctionnement du pôle Sport, Jeunesse et Vie associative, en suivant les dossiers administratifs et en assistant les chefs de services au quotidien dans l’organisation de leurs activités.
Vous travaillerez en binôme avec un autre membre de l’équipe pour garantir la continuité en cas d’absence.
Conditions de travail :
• Poste à temps complet (38h par semaine), horaires flexibles selon les besoins du pôle
• Télétravail possible sous réserve des nécessités de service
• Travail en équipe au sein d’un pool administratif
• Présence ponctuelle sur les événements organisés par le pôle