Postée il y a 38 jours
ACTIVITES PRINCIPALES :
Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
• Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle : tableaux de bord, planning, notes de service, logigrammes …
• Répartir et planifier les activités en fonction des échéances,
• Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes,
• Organisation des instances : planning annuel des différentes instances, retroplanning de production des délibérations:
- Préparation et organisation des réunions des instances (bureaux et conseils) : réservation et mise en place des salles.
- Préparation des dossiers (bureaux et conseils) : mise en forme des délibérations, rédaction des convocations et dossiers avec annexes à transmettre dans le respect des délais de transmission.
- Prise de notes lors des séances de bureaux et conseils et éventuelle rédaction de procès-verbal.
- Gestion et suivi des listes des élus (mails, adresses, téléphones) sur tous les supports nécessaires (excel, outlook, dematis).
• Préparation, suivi et supervision de l’exécution des décisions du conseil communautaire sur le plan administratif,
• Rédaction de délibérations en matière d’administration générale,
• Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques (conventions, décisions, arrêtés), mise en place d’outils de suivi, accompagnement des services,
• Organisation des élections (conseil communautaire, instances diverses),
Autres :
• Gestion des assurances : relations avec les organismes assureurs, déclarations de sinistres, suivi des dossiers de sinistre,
• Gestion des archives,
• Rédaction de notes,
• Mise en place de tableaux de bord de suivi de l’activité du service,
• Veille,
• Contribuer au développement de la culture territoriale des agents de l’EPCI,
1/ Connaissances de base et diplômes/spécialités détenues (savoirs) :
• Expérience sur un poste similaire souhaitée,
• Aisance rédactionnelle,
• Bonne connaissance de l’environnement territorial,
• Techniques de prise de notes,
• Maîtrise de l’outil informatique.
2/ Qualités personnelles (savoir être) :
• Pédagogie, réactivité et pragmatisme, sens de l’anticipation et de l’organisation,
• Esprit d’initiative, autonomie, disponibilité,
• Aisance rédactionnelle,
• Rigueur, bon relationnel.
1/ Direction / Service : Direction des Ressources et Mutualisation
2/ Intitulé du poste : Assistante en charge de l’Administration Générale H/F
3/ Missions : En charge des instances de la collectivités (bureaux et conseils)
4/ Lieu(x) de travail :
Communauté de Communes du Val d’Essonne – Parvis des Communautés – 91610 Ballancourt-sur Essonne
5/ Temps de Travail - Horaires : Poste à temps complet
9h-12h30 et 13h30-18h du lundi au jeudi et 9h-12h30 et 13h30-17h le vendredi.
6/ Télétravail : Poste éligible