Postée il y a 24 heures
MISSIONS ET ACTIVITES AFFERENTES
En l'absence de l'hôtesse d'accueil :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Communauté,
o Assurer le contrôle avant ouverture des accès et de la barrière.
o Orienter les visiteurs en salle de réunion le cas échéant et prévenir les services de leur arrivée.
Missions hors remplacement de l'hôtesse d'accueil
o Enregistrer le courrier arrivé dans le logiciel et assurer son suivi dans le logiciel
o Tenir à jour le planning d'entretien des véhicules
o Assurer le suivi administratif et financier du pool véhicules, en lien avec les appariteurs.
o Assurer un appui ponctuel aux réunions de l'assemblée (accueil des élus et distribution des boitiers de vote et/ou documents, reprographie, suivi des conventions, ...)
o Assurer le suivi de la signalétique (plaques de portes départ / arrivée des agents)
o Coordonner l'affichage des documents de la Communauté et des autres collectivités en lien avec les appariteurs
o Vérifier mensuellement le stock des achats pour les réunions
o Assurer le suivi administratif et financier des fournitures de tous les services, conformément au marché signé.
RELATIONS FONCTIONNELLES
Supérieur hiérarchique direct : Responsable du service Administration Générale
Relations internes : DGS, tous services,
Relations extérieures : les élus communautaires, les Directeurs et secrétaires généraux des Communes, le personnel des chambres consulaires (CCI et CMA), le personnel de la société publique locale.
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
Respect impératif des délais liés à la gestion des courriers
Congés à prendre en coordination avec ceux de l'hôtesse d'accueil.
Respect impératif des horaires au poste d'accueil de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h30
Présence au Conseil communautaire souhaité de 17h30 à 21h00 (8 réunions annuelles)
MOYENS TECHNIQUES SPECIFIQUES AU POSTE
Poste informatique et téléphonique fixes
QUALIFICATIONS REQUISES POUR LE POSTE
Expérience significative dans des fonctions similaires de deux ans et/ou une formation aux métiers d'accueil ou de gestion administrative (BEP, Bac Professionnel....)
Formation obligatoire en interne sur les logiciels métiers
- AIRS-Courrier
- EKSAE Finances et RH
- Office 365
COMPETENCES
Savoirs
* Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales est un plus
* Connaissance bureautique de Microsoft 365 sous Windows (Word, Excel, Outlook)
* Connaissance du logiciel Airs Courriers (formation en interne)
* Connaitre les procédures nécessaires aux activités du poste
* Connaitre les techniques d'accueil
Savoir faire
* Savoir rendre compte
* Faire preuve d'initiatives et d'autonomie
* Avoir le sens de l'organisation
* Savoir anticiper.
* Respecter les procédures.
* Communiquer des informations orales et écrites.
Savoir être
* Faire preuve de discrétion et avoir le sens de la confidentialité
* Être ponctuel
* Aptitude à la communication
* Aptitude à travailler en équipe
* Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve
* Faire preuve d'adaptation
La CAMVS recherche un agent administratif h/f placé sous l'autorité de la responsable du service administration générale.