MAISON D ACCUEIL SPECIALISEE
Postée il y a 6 jours
Les maisons d'accueil spécialisées (MAS) de la Croix-Rouge française accueillent des adultes en situation de handicap.
Pour appuyer la Direction et les équipes opérationnelles / support dans leurs activités quotidiennes, nous recherchons un(e) secrétaire assistant(e).
Missions :
- Assurer la gestion de bases de données et de tableaux de bord spécifiques :
Mettre à jour, renseigner les tableaux de bord et bases de données du service (logiciel de facturation et de gestion du temps: imago, resid esms, octime ...)
Contribuer à leur tenue et proposer leur amélioration continue
Effectuer toute mise à jour, recherche et extraction depuis les outils
- Apporter un appui dans le traitement technique des divers dossiers (dossier informatisé de l'usager, divers dossiers RH (visites médicales, dossiers du personnel) :
Apporter un premier niveau de réponses aux interlocuteurs, les orienter
Traiter certains dossiers techniques à la demande du directeur ou de ses équipes et faire le lien avec les différents interlocuteurs concernés pour le suivi de ces dossiers
Rédiger des comptes rendus de réunion, ou des notes d'information dans le domaine
- Gérer la documentation technique et/ou spécialisée
Tenir à jour le classement de la documentation et le rendre à la disposition du service
Effectuer des recherches documentaires en lien avec le domaine
Contribuer à effectuer une veille juridique/en terme d'évolution majeure sur le domaine
Assurer le classement et l'archivage des documents internes
- Participer à la gestion du secrétariat et assurer le suivi budgétaire du service
Réceptionner, filtrer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
Réceptionner, trier, enregistrer, traiter et diffuser le courrier
Rédiger des courriers selon des consignes préalablement communiquées
Préparer les dossiers, rédiger et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision
Gérer les agendas et organiser les réunions et déplacements
Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions
Suivre les opérations comptables internes et externes, valider et mettre en paiement les factures
Elaborer la gestion des caisses
La connaissance de l'outil Imago serait appréciée
Experience: 1 An(s)
Compétences: Outil IMAGO
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour adultes handicapés et autre hébergement médicalisé
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Outil IMAGO
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour adultes handicapés et autre hébergement médicalisé
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.