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Activités principales:
L’agent doit être en mesure de prendre en charge une multitude de tâches aussi différentes que l’organisation, la rédaction de rapport, la comptabilité, la gestion du personnel (descriptif et liste ci-dessous non exhaustive)
Administratif :
L’agent s'assure de la bonne diffusion des informations de la cellule : gestion du courrier, des communications téléphoniques – en lien avec les autres agents de la cellule,
de la documentation (dossier individuel, du personnel, des notes de service de la collectivité, …).
Il/elle s’assure de la diffusion des notes des services et interne.
Il/elle veille au suivi de la logistique bureautique (fournitures, bureaux, etc.) et gère les
équipements.
Il/elle assure le suivi des demandes faites auprès de la cellule, s’assure de l’exécution
des demandes et s’assure du retour de la bonne exécution auprès des demandeurs.
Suivi financier :
L’agent assure l’établissement des Bons de Commande (BdC) de la cellule, assure le
suivi des signatures de ces BdC, assure la diffusion des BdC, gère le rapprochement
des factures et des BdC.
L’agent devra effectuer le suivi budgétaire de la cellule et aider le responsable dans
l’établissement des documents pour l’établissement du budget (selon les éléments du
pôle financier).
Il/elle élabore des documents (tableaux de bords) afin d’optimiser ce suivi. Il/elle utilise
les logiciels et outils en place.
Il/elle établit et assure le suivi administratif des marchés publics, et des consultations
de la cellule en lien avec les référents (établissement des ordres de service,
vérification des factures, s’assure du suivi et du traitement de l’ensemble de ces
pièces).
Gère le suivi financier des marchés, des factures et des commandes et fait des
reporting réguliers au responsable .
Gestion des formations et évènementiels organisés par la Cellule:
L’agent assure la gestion complète des formations et évènementiels de l’inscription,
convocation, commande de prestations, ainsi que la gestion logistique (réservation de
salle, vidéoprojecteur, eau, café…)
L’agent assure également l’interface avec le service formation (attestation de
formations….)
Activités spécifiques :
Référent Handicap :
Afin de pouvoir suppléer les référents handicaps, aussi bien administrativement, que
dans la gestion et suivi des personnes RQTH, l’agent sera amené à se former sur les
principes de base de la gestion des situations dits de «handicap ».
Coordination avec les différents acteurs du Handicap
Gestion des évènements de sensibilisation au Handicap
Accueil et accompagnement des agents RQTH
Formations et qualifications obligatoires:
- Maitrise du Pack Office et notamment Excel
- Connaissance de l’environnement des RP, et de la prévention, de la santé dans la FPT
- Connaissance de CIRIL RH et finance
Savoir:
- Connaissance du M14/ maitrise du Pack Office et notamment Excel
- Connaissance de l’environnement financier et comptable
- Connaissance de CIRL Finance et CIRIL RH
Savoir-faire:
- Capacités rédactionnelles et travail en transversalité, capacités relationnelles
Savoir être:
- Motivé, ayant le sens du travail en équipe, rigueur, flexibilité, disponibilité, capacité d’écoute
Sous la responsabilité du Responsable de la cellule Cellule Handicap et Prévention, l’Assistant(e) Administrative est chargé(e) de la gestion des process administratifs, budgétaires et financiers de la cellule et plus particulièrement ).
Temps complet: 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).