Assistant.e Administratif.ve Scolarité à la Direction des Etudes

Les missions du poste

Elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études et devra s’approprier l’usage des logiciels spécifiques (Oasis/CIRIL).

o Gestion administrative et logistique à l’enseignement

- Accueil des enseignants vacataires et titulaires (création de compte, badge).

- Organisation logistique des examens et des cours (réservation de salles, communication du planning, gestion de l’emploi du temps, surveillance d’examen).

- Rédaction, réception et archivage de documents administratifs des enseignants.

- Gestion administrative des dossiers des vacataires.

- Appui au traitement des demandes de vacations (report dans le tableau de service, et validation des vacations).

o Gestion administrative et logistique des admissions sur titre

- Organisation logistique des épreuves (planning, réservation de salles, communication aux candidats)

- Gestion administrative des dossiers des candidats

- Tri, classement et archivage des données/ documents dans le logiciel de scolarité et du partage de la direction des études.

o Gestion administrative à la scolarité des élèves ingénieurs (2A/3A) ou des étudiants d’autres institutions françaises (doubles-diplômes, échanges).

- Traitement des demandes administratifs (réception et rédaction des documents administratifs)

- Gestion administrative des dossiers de césure

- Gestion administrative des contrats professionnels

- Tri, classement et archivage des données/des documents dans le logiciel de scolarité et du partage (notes, conventions d’échange...).

- Suivi et mise en paiement de la bourse Crous.

o Soutien logistique aux évènements organisés pour les élèves-ingénieurs en lien avec la Direction des Relations Industrielles

- organisation de réunions/conseils et des évènements (forums, visites …)

- gestion financière de ces évènements (réservations, achats, remboursements, …)

o Gestion administrative et logistique au sein du service

- Préparation, prise de notes et organisation de réunions/conseils et des évènements (audit, remise des diplôme …)

Le profil recherché

Compétences (savoir-faire) :

• Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)

• Appétence pour les chiffres

• Polyvalence sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)

Savoir être :

• Capacité d’adaptation et d’organisation

• Esprit d’analyse et de synthèse

• Autonomie

• Très bonnes qualités relationnelles

• Travail en équipe

L'entreprise

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

Notre établissement fait partie de l'Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.