Assistant(e) de Direction

Les missions du poste

Missions générales

En tant que collaboratrice directe du directeur délégué et de l’équipe de direction :

· Assister les directeurs afin d'optimiser la gestion de leur activité ;

· Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;

· Prendre en charge le suivi complet de dossiers particuliers ou d'évènements spécifiques.

Activités principales

Gestion du temps :

· Gère les agendas de l’équipe de direction, ainsi que les priorités ;

· Organise le suivi des échéances.

Affaires générales :

· Planifie, organise et prépare les instances (composition, ordres du jour, délais de transmission, convocations, préparation des dossiers, réservations de salle, réception des participants) ;

· Participe aux instances et rédige les comptes rendus (CME, CS, CTE, F3SCT, Directoire, Comité des élus, CVS, etc.) ;

· Organise et planifie différentes réunions ;

· Rédaction de compte-rendu de réunion,

· Assure une veille règlementaire sur les instances ;

· Rappelle les informations importantes et transmets des messages ;

· Suivi des délégations de signature.

Information, accueil, classement et suivi du courrier :

· Assure l’accueil téléphonique et physique de la direction générale (en cas d’absence relai assuré par le BE Antrain) ;

· Assure la réception et le traitement du courrier en lien avec les directions (en cas d’absence relai assuré par le BE Antrain) ;

· Recherche et diffuse des informations entre la Direction et les différents services ;

· Gère la mise en forme et la diffusion des notes de service et des notes d’information ;

· Effectue les opérations classiques de secrétariat (frappe, photocopies, filtrage des appels, gestion fourniture de bureau…) ;

· Organise le classement et l’archivage des dossiers.

Communication :

· Coordonne et diffuse le planning des astreintes médicales téléphoniques, le planning des astreintes SSR et le tableau des absences des médecins salariés ;

· Mise à jour des supports de communication interne et externe (annuaire, organigramme, plan blanc, calendrier des instances, tablette de garde, gestion documentaire, site FHF) ;

· Autres dossiers communication à la demande.

Animation :

· Participe et rédige les comptes rendus des CVS ;

· Sollicite la presse en cas d’évènements ;

· Transmets les éléments de communication à la Directrice Adjointe en charge du domaine.

Qualité :

· Mise à jour et dépôt de documents sur la gestion documentaire (procédures, modes opératoire, flyers) en lien avec l’équipe de la cellule qualité ;

· Participation aux enquêtes de satisfaction résidents et familles (collecte et traitement des données).

Ressources Humaines :

• Suivi des commissions concernant l’attribution de places en crèche ;

• Gestion des congés de l’équipe de direction et de l’équipe du service informatique ;

• Planification et prise de notes lors des entretiens pour le DUERP.

Activités annexes

· Suit et gère en autonomie des dossiers à la demande des directeurs, après validation par la directrice déléguée ;

Assure le secrétariat de la cellule de crise.

Le profil recherché

Poste à temps plein 100% à pourvoir, dès que possible, dans le cadre d'un CDD de 3 mois.

Savoir-faire

· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ;

· Définir/adapter un système de gestion documentaire ;

· Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites ;

· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;

· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures ;

· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ;

· S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou de plusieurs personnes ;

· Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau ;

· Utiliser les outils de bureautique ;

· Être polyvalent et prendre des initiatives.

Connaissances requises

· Connaissances détaillées dans le domaine de l’accueil physique et téléphonique ;

· Connaissances détaillées dans le domaine de la communication et de relations interpersonnelles ;

· Connaissances générales concernant la fonction publique et le droit hospitalier ;

· Maîtrise parfaite des outils informatiques ;

· Bonnes capacités rédactionnelles ;

· Connaissances opérationnelles en matière d’organisation du travail et de fonctionnement interne de l’établissement ;

· Connaissances opérationnelles en matière de secrétariat.

L'entreprise

Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne (CHMB) s'étend sur quatre sites géographiques (Antrain, Maen Roch, Tremblay, St Georges de Reintembault). Son offre se concentre principalement sur la prise en soin, l'hébergement et l'accompagnement.

L'activité est répartie entre 780 lits et places :

• Les services sanitaires (1 service de médecine et de SMR polyvalent, 1 service de Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR) spécialisé locomoteur et neurologique)

• Les services médico-sociaux (4 EHPAD, 1 Foyer de vie pour adultes handicapés et 2 SSIAD)

Depuis 2020, le CHMB est en direction commune avec le Centre Hospitalier de Fougères (CHF).