Mairie de DOMONT
Postée il y a 24 heures
Sous l'autorité de la Responsable administrative des services techniques, vous assurerez des missions d'agent administratif.
1.Accueil physique et téléphonique des Services Techniques
Accueil téléphonique et physique
Orientation et filtre des appels
2.Gestion des mails de la boite « Services Techniques »
Consultation des mails
Gestion des demandes relatives au service administratif de la DST
Dispatching des mails au sein de la direction
Saisie des demandes d'intervention sur FLUXNET
3.Administratif (en l'absence du binôme et au besoin)
Réception du courrier, dispatching au sein de la direction
Suivi du courrier dans le tableau de bord
Rédaction des réponses en collaboration avec le chef de service
Envoi quotidien de rapports d'astreinte à la DGS, cabinet du Maire et Elu de référence
Extraction 2 fois par mois des demandes FLUXNET non traités pour relancer les chefs de services
4.Secrétariat des Commissions de sécurité (en collaboration le service Patrimoine/ Bâtiment)
Courriers
Comptes rendus et procès-verbaux
Convocations
5.Transport (en l'absence du binôme)
Gestion du car municipal : demandes, plannings, transmission aux services concernés
Gestion du Dobus : suivi de la régie et des demandes de cartes imagin'R
Mise à jour et suivi du Parc Automobile
Gestion des demandes de cartes carburants et des tickets de caisse
6.Voirie / Propreté (en l'absence du binôme et au besoin)
Rédaction des actes administratifs relatifs à la voirie (arrêtés)
Rédaction de courrier divers en collaboration avec le chef de service
Préparation d'un rapport mensuel de fréquentation de la mini déchèterie
7.Logistique (en l'absence du binôme et au besoin)
Rédaction de courriers et arrêtés en lien avec les manifestations
8.Personnel (en l'absence du binôme et au besoin)
Elaboration et suivi des plannings d'astreinte (ST et salage)
Préparation des dossiers hebdomadaire (missions ; autorisations)
Suivi du planning de présence des gardiens en collaboration avec le responsable des gardiens
Classement
9.Comptabilité
Saisie des bons de commandes sur CIRIL
Impression des bons signés
Saisie des fluides et consommation diverses sur le tableau bord (réalisation de graphiques)
Elaboration d'états des dépenses CAF pour le service de la petite enfance, enfance et jeunesse
Rapprochement des factures sur CIRIL
10.Marchés / contrats
Contrats : planifier et accompagner les chefs de service dans l'élaboration du contrat (partie admi)
Contrats : tenir à jour le tableau de suivi
Marchés : tenir à jour le tableau de suivi,
Marchés : planifier les marchés à passer ou à renouveler
Polyvalence en cas d'absence ou besoin du service
Savoirs et savoirs faire*
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, et des outils de messagerie
Concevoir un tableau de bord
Archiver des documents de référence
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Veille informationnelle
Veille réglementaire
Savoirs comportementaux*
- Très bon sens relationnel
- Calme et discret(e)
- Autonome
- Accueillant(e)
- Capacité d'anticipation
- Force de proposition
- Sens de l'écoute
- Sens du service public
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
- Sens des priorités
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion
Savoirs et savoirs faire*
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, et des outils de messagerie
Concevoir un tableau de bord
Archiver des documents de référence
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Veille informationnelle
Veille réglementaire
Savoirs comportementaux*
- Très bon sens relationnel
- Calme et discret(e)
- Autonome
- Accueillant(e)
- Capacité d'anticipation
- Force de proposition
- Sens de l'écoute
- Sens du service public
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
- Sens des priorités
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion