Responsable des opérations F/H

Les missions du poste

La personne recrutée participera à la conception, organisation et mise en œuvre des évènements récurrents du Forum (réunion de printemps et édition annuelle), ainsi qu’une diversité d’autres actions dans l’année (side events, journées d’étude, soirées de gala etc.) qui visent à promouvoir le travail de l’association.

Missions principales :

Conception et stratégie :

- Participer à la définition de l’évènement en accord avec les objectifs fixés ;

- Établir un cahier des charges précis pour chaque événement et tenir les deadlines ;

- Imaginer des concepts originaux et créatifs ;

- Participer à une veille évènementielle, à la prospection et repérages d’espaces évènementiels ;

Organisation et coordination :

- Participer à l’élaboration d’un planning détaillé et d’un budget prévisionnel.

- Planifier et suivre les différents aspects de la production (programmation, logistique, technique, hospitalités, scénographie…) parfois en coopération avec une agence évènementielle ;

- Accompagner opérationnellement les différents départements du secrétariat permanent ;

- Sélectionner et négocier avec les prestataires (traiteurs, lieux, prestataires techniques, etc.).

- Encadrer de 1 à 2 chargés de mission (CDD) et des stagiaires ;

Suivi et évaluation :

- Réaliser une évaluation post événement et rédiger des rapports ;

- Préparer des comptes-rendus et produire des présentations ;

Le ou la responsable des opérations travaillera en lien étroit avec la Directrice des opérations, en collaboration avec l’ensemble des membres du secrétariat permanent et des prestataires engagés dans la livraison opérationnelle des différents événements.

PROFIL RECHERCHE

• Niveau de formation : Bac + 5
• minimum 5 ans d’expérience dans la planification et/ou la production évènementielle,
• De précédentes expériences dans l’organisation de grands événements comportant une dimension politique seront appréciées,
• Français courant indispensable, maîtrise professionnelle de l’anglais ;
• Maîtrise des outils de gestion de projet (ex : Trello) et logiciels bureautiques (Pack Office) ;
• Connaissance des logiciels de création graphique et de BDD (un plus).

COMPÉTENCES & QUALITÉS REQUISES

• Sens de l’organisation et de la rigueur, sens du détail ;
• Autonomie, esprit d’initiative et capacité de priorisation ;
• Créativité et sens de l'innovation ;
• Capacité d’adaptation et à travailler dans des délais restreints ;
• Bonne gestion des priorités
• Capacité à gérer des projets multiples ;
• Aisance relationnelle, aptitude à travailler en équipe et à entretenir des relations de confiance avec les partenaires ;
• Sens de la communication ;

CONDITIONS

Contrat à durée indéterminée temps plein, avec une prise de poste le 1er avril au plus tard.

Prise en charge à 50% :

• tickets restaurants ;
• titre de transport ;
• mutuelle de l’association.

Les locaux du Secrétariat permanent du Forum de Paris sur la Paix sont situés à Paris (15ème arrondissement). Il sera possible de réaliser 2 jours de télétravail maximum par semaine après validation de la direction.

Par sa politique de recrutement, le Forum s’engage pour la diversité. Il évalue toutes les candidatures de façon équitable, en respectant et promouvant l’égalité des chances. Il accueille toutes les singularités et s’engage à créer un environnement de travail inclusif.

Le Forum de Paris sur la Paix est engagé en matière de prévention des discriminations et d’égalité des chances. Tous ses postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Le Forum de Paris sur la Paix est une plateforme multiacteurs lancée en 2018 et qui vise à répondre aux défis globaux en s’appuyant notamment sur un événement annuel de grande ampleur. Tout au long de l'année, le Forum travaille à renforcer la gouvernance des biens communs mondiaux comme le climat, l'espace ou les océans, et à améliorer la gestion internationale des enjeux globaux, notamment ceux du numérique et des technologies disruptives. Son événement annuel, en novembre, rassemble des chefs d'État, de gouvernement et d'organisations internationales, ainsi que des dirigeants de la société civile et du secteur privé, autour d'initiatives politiques et de projets concrets, en mettant l'accent sur la participation du Sud global.

L’équipe du secrétariat permanent de l’association, composée de profils variés et polyvalents (diplomatie, politiques publiques, communication, programmation, opérations, protocole, etc.), recherche actuellement un collaborateur ou une collaboratrice pour remplir les fonctions de Responsable des Opérations F/H.