COMMUNAUTE DE COMMUNES RIVES DE MOSELLE
Postée il y a 13 heures
ACTIVITES ET TACHES DU POSTE
› Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
Gérer et actualiser une base d'informations ;
Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
Vérifier la validité des informations traitées ;
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
Rédiger des documents administratifs ;
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
› Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes ;
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
Rechercher et diffuser des informations ;
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
Rédiger des notes synthétiques ;
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
› Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
Photocopier et assembler des documents ;
Trier, classer et archiver des documents ;
Synthétiser et présenter des informations ;
Rechercher et diffuser des informations ;
Préparer les dossiers pour les instances ;
Identifier les sources de documentation.
Classer et archiver les dossiers.
› Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous ;
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;
Utiliser des logiciels et des progiciels.
FOCUS MÉTIER
› Sur la commande publique :
Convoquer les membres de la CAO – assurer le quorum - fiche de présence - mettre à jour les fichiers relatifs à la composition de la CAO ;
Assister les gestionnaires des marchés dans la préparation des CAO (imprimer et photocopie des dossiers) ;
Assurer la veille sur les questions posées sur des consultations (téléchargement des questions, diffusion aux personnes ressources, réception des réponses et mise en ligne sur le profil acheteur) ;
Télécharger les offres et les mettre à la disposition des services pour analyse ;
Assurer le contrôle de légalité (envoi au contrôle de légalité et téléchargement des pièces visées) ;
Établir les mentions de nantissement aux entreprises ;
Assurer la gestion des parapheurs (numérisation, enregistrement et nommage des fichiers sur les serveurs, envoi postal du courrier) ;
Assurer le suivi des contrats et conventions (recensement, suivi des échéances, etc.) ;
› Sur les assurances :
Assurer l’interface entre l’Assistance technique et les services dans la constitution des dossiers de souscription (recueil des informations auprès des services, transmission des questionnaires, etc.)
Assurer le suivi des assurances, hors assurances RH, (suivi des échéances des contrats, déclaration des sinistres, suivi de l’évolution des conditions financières et contractuelles) ;
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
Techniques de secrétariat (dactylographie, Communication orale et écrite sténotypie, prise de notes, etc.)
Progiciels de gestion
Procédures du service
Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
SAVOIRS GÉNÉRAUX
Communication orale et écrite
CONDITIONS DE TRAVAIL
A l'arrivée de l'agent(e) possibilité de choisir son temps de travail soit 36 h sur 4,5 jours par semaine avec 22.5 CP/an et 6 jours de RTT/an soit 39h sur 5 jours avec 25 CP/an et 23 jours de RTT/an.
Plage fixe, présence obligatoire : entre 9h00 et 11h30 et entre 14h00 et 16h00.
Plage variable, temps décompté : entre 7h00 et 9h00, entre 11h30 et 14h00 et entre 16h00 et 18h30.
Pause méridienne à prendre au sein de la plage variable : 45 minutes minimum.
Possibilité télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, à terme et selon les nécessités de service (ordinateur portable et téléphone portable).
Fréquente station assise prolongée
Travail sur écran.
Travail en bureau
Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations du service public
Disponibilité
Devoir de réserve et sens du service public
Autonomie attendue dans l’exécution des tâches.
Responsabilité dans la réalisation des missions confiées.
Gestion simultanée de différents dossiers.
BIEN-ÊTRE AU TRAVAIL ET COHÉSION D’ÉQUIPE
La Communauté de Communes Rives de Moselle porte une attention particulière au bien-être de ses équipes :
Journée de cohésion;
Ateliers sportifs;
Plan de formation ambitieux;
Formations SST, Conduite rationnelle et préventive véhicule léger, Premiers Secours en Santé Mentale,...;
Formation préparation aux concours et examens professionnels, tremplin et compétences de base.
REMUNERATION
Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle de l'agent;
Régime indemnitaire mensuel ;
Complément indemnitaire annuel ;
Participation aux frais de santé (50% Mutuelle et Prévoyance) ;
Indemnité forfaitaire télétravail 2,88 euros par jour de télétravail ;
Prise en charge des frais de transport en commun domicile-lieu de travail, à hauteur de 75% ;
Forfait mobilités durables ;
CNAS ( chèque culture, chèque vacances...).
La Communauté de Communes " Rives de Moselle ", 20 communes, 52 312 habitants et 100 agents, située entre Metz et Thionville, recrute son/sa secrétaire de la commande publique.
Il / Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.