Postée il y a 9 heures
* Activités et tâches :
- Traitement de dossiers et saisie de documents ;
- Gestion et suivi administratif des dossiers confiés ;
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Gestion de l'information, classement, archivage de documents Planification de réunions et suivi.
* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Relations directes et permanentes avec les services en interne au CCAS et/ou partenaires ;
- Participation aux réunions du service ;
- Relation avec les élus communaux et autres services sociaux communaux, départementaux, etc..
* Quotité de travail : Temps complet.
* Sujétions particulières liées à l'emploi :
- Travail en bureau ;
- Horaires réguliers fixes ;
- Risques de tension dans la relation au public ;
- Formation/tutorat de stagiaires ;
- Devoir de confidentialité.
* Compétences professionnelles :
° Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
- Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion.
° Gestion et suivi administratif des dossiers confiés :
- Rédiger des documents administratifs de manière claire, précise et professionnelle, en respectant les normes et les procédures en vigueur ;
- Collecter, traiter et archiver les informations pertinentes pour chaque dossier technique, en veillant à leur confidentialité et leur accessibilité ;
- Analyser les informations recueillies, à en extraire les éléments essentiels et à les synthétiser de manière à faciliter la prise de décision ;
- Communiquer efficacement avec les différents intervenants impliqués dans les dossiers techniques, tant à l'écrit qu'à l'oral, en veillant à maintenir une communication claire et transparente ;
- Suivre l'avancement des dossiers techniques, à effectuer les mises à jour nécessaires et à assurer un suivi régulier auprès des parties prenantes concernés ;
- Respecter les procédures administratives et des normes en vigueur dans le domaine concerné, afin d'assurer la conformité des dossiers techniques aux exigences légales et réglementaires.
° Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
° Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Synthétiser et présenter des informations ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Préparer les dossiers pour les organismes sociaux ;
- Identifier les sources de documentation.
° Gestion des Procédures de Marchés Publics :
- Rédiger et préparer les pièces administratives nécessaires aux consultations et marchés à procédure adaptée (MAPA) ;
- Veiller au respect des procédures internes et des réglementations en vigueur ;
- Organiser les consultations, suivre les devis en collaboration avec les services demandeurs ;
- Travailler en étroite coordination avec le service des finances pour garantir le respect du budget et des règles comptables.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Faible.
* Technicité/expertise requise par le poste : Faible.
Sous l'autorité hiérarchique du responsable des Habitats Inclusifs/Relais Solidarité et Chargé de Mission pour l'évaluation des politiques publiques, est en charge de :
- Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers confiés (projet, mission, démarche qualité ;
- Organiser l'agenda du responsable de service.