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Accueil et gestion des communications
• Accueil physique et téléphonique du public ;
• Aide permanente à la direction, gérer l’agenda du/des directeurs, et de l’élu à la Culture en binôme avec l’assistante de direction, prendre et organiser les rendez-vous.
Traitement des documents et gestion administrative
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers ;
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion ;
• Réalisation d’écrits et supports administratifs divers (tableaux, notes, courriers, etc.), notamment à l’aide de la suite Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
• Classement et organisation des documents.
Gestion du courrier
• Gestion du courrier papier (Maarch, IParapheur) et électronique (Outlook).
Gestion des dossiers et suivi des activités
• Traiter et suivre des dossiers ;
• Renseigner des tableaux de suivi des activités de la/des directions.
Gestion comptable et financière
• Gérer la comptabilité (bon de commandes, factures, mandatement, suivi) : utilisation du logiciel SEDIT Marianne.
SPÉCIFICITÉS ET ORGANISATION DU TRAVAIL
DIRECTION DU PATRIMOINE
Lundi 8h00 - 11h45
Mardi 8h00 - 11h45
Mercredi 8h00 - 11h45
Jeudi 8h00 - 11h45
Vendredi 8h00 - 11h45
DIRECTION DE L’ ACTION CULTURELLE
Lundi 13h15 - 17h00
Mardi 13h15 - 17h00
Mercredi 13h15 - 17h00
Jeudi 13h15 - 17h00
Vendredi 13h15 - 17h00
Compétences professionnelles :
• Être titulaire du Bac + 2 (Spécialité Assistant de Manager) ;
• Connaissance des règles d’accueil du public ;
• Maîtriser les outils informatiques et Internet ;
• Disposer d’une expérience sur un poste similaire ;
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles ;
• Savoir accueillir et renseigner les interlocuteurs ;
• Techniques d’élaboration et classement ordonné des documents ;
Compétences Humaines :
• Disposer de capacités de communication et de transmission d’informations auprès des services ;
• Être autonome et faire preuve de rigueur, de méthode et d’organisation ;
• Avoir une ouverture d’esprit et curiosité intellectuelle ;
• Appétence pour le milieu culturel ;
• Être disponible et polyvalent ;
• Avoir un bon sens du relationnel ;
• Aptitude à travailler en équipe ;
• Sens de la discrétion et de la confidentialité.
En qualité d’assistant de gestion administrative et comptable vous assurerez la gestion administrative et comptable ainsi que le suivi des dossiers pour la Direction du Patrimoine et de l’Action Culturelle. Vous serez également en charge de l’accueil téléphonique et des échanges avec les usagers, les fournisseurs et les différents partenaires institutionnels. Ce poste vous permettra de contribuer activement à la vie culturelle et patrimoniale de la ville, au sein d’une équipe dynamique et engagée.