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MISSIONS GENERALES
1) Missions de secrétariat :
Gestion du courrier et de la boîte mail secrétariat RH : réception, diffusion entre les différents secteurs,
suivi de courriers particuliers.
Accueil téléphonique et physique : Réception, traitement, filtrage et orientation des appels et messages, interphone.
Tenue des agendas du directeur, de la Directrice adjointe et des Attachées.
Organisation de rendez-vous en interne (encadrement, praticiens hospitaliers, personnels de
l'établissement, partenaires sociaux) et à l'externe (organismes extérieurs, candidats potentiels.).
Organisation des réunions : réservation de salles, convocations, préparation des dossiers correspondants, prise de notes éventuelle.
Rédaction de notes de services et de notes d'information dans le domaine RH : vacances de poste, grèves (remontées et assignations.) .
Classement et archivage suivant la charte en vigueur au sein de l'établissement.
Gestion des matériels de bureau : recensement des besoins et commande.
2) Suivi de dossiers particuliers :
Recrutement : suivi et vérification des profils en accord avec l'Attachée : notes ENNOV, publications et
suivi des postes en interne et externe (GHT, Choisir le Service Public, France Travail, INDEED...), diffusion aux cadres de
services, courriers réponses aux candidats, tenue des tableaux et fichiers recrutement.
Suivi des grèves (remontées DGOS, syndicats, effectifs minimum, assignations .).
Assistance à la gestion des entretiens professionnels en relation avec l'Attachée (suivi, ajouts d'évalués
aux évaluateurs, suivi du circuit de signature, des recours.) via le logiciel GESFORM.
Assistance à des dossiers spécifiques (instances, concours, gestion des frais de déplacement et de
transport, ordre de missions, forfait mobilité durable, gestion des heures syndicales, médailles du travail,
plan blanc, projets RH.) en fonction des urgences du service.
CARACTERISTIQUES PARTICULIERES DU POSTE
Poste à temps complet
Amplitude horaire : 8h30-17h30
RESPONSABELS FONCTIONNELS/ LIENS PRIVILEGIES
Agent placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Adjointe des Ressources Humaines.
Compétences attendues et souhaitées
Bac professionnel ou BTS Assistant(e) de Direction souhaité.
Bon contact relationnel.
Discrétion professionnelle.
Expression aisée à l'oral comme à l'écrit.
Aisance dans la prise de note de réunion et la saisie de compte-rendu d'entretiens.
Bonne connaissance de la réglementation en matière de ressources humaines.
Bonne connaissance de l'EPSM-AL et de la Fonction Publique Hospitalière.
Aptitude à travailler en équipe.
Disponibilité et faculté d'adaptation aux situations.
Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'autonomie.
Maîtrise de l'outil informatique (Word-Excel-Evoluance RH-GEF-BO).
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.