Postée il y a 5 heures
* Assiste la responsable de service ainsi que les gestionnaires carrière-paie
* Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers (absence injustifiée, fin de contrat, réponses négatives suite à candidatures)
- Saisir des documents de formes et de contenus divers (convocation entretien professionnel et préparation des comptes-rendus d’entretien, convocation visite médicale, contrat de travail, attestation employeur, arrêtés)
- Gérer et actualiser une base d'informations : Gestion des demandes de stage ( avis service, signatures de convention, courriers si refus)
- Utiliser l'outil informatique
- Enregistrer ou saisir des données informatiques : Contrôle des absences sur Etemptation
- Traiter les demandes d’emplois divers (spontanées, étudiants, apprentissages) : Fiches avis + courriers réponses
- Gestion des candidatures pour les recrutements (grilles individuelles + présélection, convoquer les candidats + jury à l’entretien + courriers réponses)
* Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes (communication des arrêts de travail aux responsables de service)
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur compétent
- Recense et transmet les demandes en cas d’absence des collègues
- Notification de documents aux agents
* Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Mise sous pli et transmission des courriers
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer, scanner et archiver des documents du service (documents CNFPT)
- Alimentation du dossier du personnel
Savoir-faire :
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique
- Recevoir, filtrer et orienter les diverses demandes
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser les bases d’informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Enregistrer et saisir des données
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- Règles relatives à l’accès des documents administratifs
- Préparer des dossiers, trier, classer, archiver
- Renseigner les tableaux de suivi
Savoir-Être :
- Discrétion et confidentialité
- Être à l’écoute
- Dynamique
- Secret professionnel
- Sens du service public
- Accueillant(e)
- Réactivité
- Volontaire
- Organisé(e)
L'agent sera affecté au service Ressources Humaines et sera placé sous l'autorité hiérarchique de la Responsable Ressources Humaines.