Postée il y a 11 heures
Accueil et gestion du secrétariat de la Direction
- Accueil téléphonique et physique des publics, partenaires et prestataires extérieurs.
- Recueillir et orienter les demandes des usagers et/ou des partenaires.
- Gestion et suivi des mails et du courrier.
- Gestion du tableau des demandes faites par les habitants.
- Gestion des prêts de clés : remise et retour des clefs.
- Déclenchement des interventions techniques en lien avec sa hiérarchie et la responsable de la régie.
- Gestion du dossier de la commission accessibilité.
- Gestion administrative du dossier « budget participatif ».
Gestion et suivi des assurances et des sinistres de la ville et du CCAS (Responsabilité civile, protection juridique, flotte automobile et dommages aux biens, DO)
- Instruction, gestion et suivi des dossiers sinistres en cours en lien avec les services concernés et les assureurs.
- Accueil des tiers concernés en cas de déclaration de sinistres.
- Évaluation des responsabilités.
- Suivre les dossiers en lien avec les courtiers ou les assureurs concernés.
- Suivre la liquidation des indemnisations et assurer la transmission des pièces justificatives aux assureurs.
- Communiquer les informations utiles aux services concernés, assurer l'interface administrative.
- Assurer le secrétariat en matière d'assurances : rédaction de courriers, constitution de dossiers.
- Suivi financier des cotisations et des remboursements.
- Mise à jour des états du patrimoine et de la flotte automobile.
- Sécurisation des actes de la collectivité en lien avec la problématique " assurance " ou " responsabilité " (convention d'occupation, bail, organisation d'évènements, etc.).
- Classer et archiver les dossiers de sinistre.
- Ponctuellement participer au renouvellement des contrats : rédaction du dossier de consultation et analyse.
Gestion des archives
- Gérer en lien avec le prestataire chargé des archives le plan de classement, procédures, suivi des tableaux de gestion, contrôle du respect des procédures.
- Gérer les versements et les éliminations en lien avec les services.
- Gérer les espaces de stockage.
- Communiquer les archives auprès des services et des publics.
- Assurer la mise en place de solutions d'archivage électronique liées à la dématérialisation croissante des documents.
- Impulser une réflexion sur une Gestion Electronique des Données au sein de la collectivité.
RGPD
- Piloter et assurer la conformité en matière de protection des données personnelles.
- En lien avec le DPO « Délégué à la Protection des Données » mettre en œuvre la politique de protection des données à l'échelle de la collectivité (audit, gestion des données sensibles, élaboration et suivi des registres des données personnelles...).
- Informer, conseiller les services et les agents sur l'application du Règlement européen sur la protection des données (RGPD) et en contrôler le respect.
- Vérifier l'exécution des analyses d'impact relatives à la protection des données et être l'interlocuteur de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) au sein de la collectivité avec laquelle il est chargé de coopérer.
Formation de type BAC à BAC+2 dans l’assistanat administratif ou expérience équivalente
Expérience en matière administrative
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement institutionnel,
Maîtriser les techniques de secrétariat, l'utilisation d'outils bureautiques (PACK
Sens du service public.
Savoir gérer l'urgence et les priorités.
Autonomie, rigueur, organisation et polyvalence.
Discrétion professionnelle.
Aisance rédactionnelle.
Qualités relationnelles d'écoute.
L’agent est chargé de la gestion et du suivi administratif des dossiers lié au service et plus particulièrement à la gestion des sinistres, des archives et du Règlement Européen (RGPD).