Postée il y a 3 jours
Activités principales :
Accueil physique et téléphonique des usagers
• Informer le public sur les cursus du conservatoire, les modalités d'inscription et le déroulement des cours
• Accueillir, accompagner et orienter les usagers pour toutes les démarches liées à la scolarité
Gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des élèves
• Collecter, saisir et traiter les données relatives aux élèves dans le logiciel métier (pré-inscriptions, réinscriptions, absences, assiduité…)
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l’activité
Gestion administrative des activités du service
• Elaborer tous travaux bureautiques liés à l’activité du service (courrier, compte-rendu…)
• Accompagner les enseignants dans l’organisation des enseignements
• Mettre à jour les emplois du temps des enseignants et informer les familles des modifications
• Suivre le planning des salles de cours (logiciel dédié)
• Traiter les demandes particulières liées à la scolarité (demande d’exemption, obtention d’attestation ou de diplômes)
• Assurer le suivi de domaine thématique, département, catégorie d’élève, etc…
• Classer et traiter les archives, en lien avec la direction
• Organiser les évaluations, concours et commissions.
Activités accessoires :
• Effectuer des permanences lors de manifestations organisées par le conservatoire
• Assurer toute mission liée au service public dans le respect du cadre d’emploi
• Bac ;
• Expérience sur fonctions équivalentes souhaitée ;
• Connaissance des outils bureautiques courant (traitement de texte, messagerie courriels, etc.) ;
• Sens du travail en équipe ;
• Bon relationnel avec le public (enfant et adulte) ;
• Rigueur, fiabilité, discrétion ;
• Ponctualité ;
• Adaptabilité et disponibilité.
Sous l’autorité hiérarchique du/de la Directeur/trice des études, le.la secrétaire de scolarité assure la gestion administrative ainsi le suivi des activités du service et de la scolarité des élèves. Il/elle travaille en collaboration avec les équipes pédagogiques et la coordinatrice pour garantir le bon fonctionnement de l'organisation des enseignements.