Assistant(e) Médico-Administratif(ive) - Centre Gratuit d'Information, de Dépistage et de Diagnostic

Les missions du poste

Activités principales :

Accueil téléphonique :

• Filtre et oriente les appels

• Explique et donne des informations administratives aux nouveaux patients

• Demande de se munir de son carnet de santé ou de vaccination

Accueil physique des usagers :

• Accueille le public sur place avec amabilité et bienveillance

• Informe le patient sur le fonctionnement du service tel que Les modalités du dépistage et de la consultation, de remises des résultats

• Oriente du patient à son arrivée dans le service : accueil dans le respect de la procédure d'anonymat

• Adapte le style et le contenu de la communication à ses interlocuteurs et à la situation

Gestion des rendez-vous et de l'agenda partagé du CeGIDD :

• Organise la gestion des plages de rendez-vous en collaboration avec la CHA Line

• Trace des éventuels appels des partenaires conventionnés avec le CeGIDD

• Diffuse les dates de fermeture du CeGIDD et aux différents partenaires intra-muros (hiérarchie directe, CHA-LINE, standard, secrétariat laboratoire, communication, PCI consultations, cadres de proximité et des consultations externes) et extra-muros

Gestion du dossier administratif du patient :

• Créée le dossier informatisé du patient avec Levée d'anonymat ou pas

• Mise à jour des dossiers médicaux papier et via le logiciel informatique, centralisation de toutes les données administratives

• Gère certains dossiers patient papier : dossier Prep, dossier complexe

Gestion des données :

• Enregistre les données administratives dans le logiciel CUPIDON afin d'assurer le suivi statistique dans le cadre du dialogue de gestion

• Collabore avec le médecin référent pour exploiter les données en statistiques et complète les rapports d'activité pour l'ARS

Gestion de la partie secrétariat :

• Gère la boite mails du CeGIDD

• Saisit et met en forme de courriers, documents

• Rédaction et envoie des courriers aux différents partenaires

• Réalise selon les besoins les commandes OFFSET

• Assure la gestion des commandes et fournitures de bureau

• Achemine par mails les ordres de missions au cadre d'unité ou à la DIRAM

• Réserve si besoin les salles et les véhicules nécessaires aux missions hors les murs

• Participation à la veille documentaire en matière de législation dans les CeGIDD

• Gère la gestion des stocks des préservatifs et assure la commande de réapprovisionnement en accord avec les médecins

• Assure le classement et l'archivage des documents administratifs

• Constitue, actualise et met à disposition des usagers un fond de documentation au niveau de la salle d'attente

Le profil recherché

Pré-requis / Diplômes et/ou formations spécifiques et obligatoires pour accéder au métier :

• BAC Science Médico-Sociale

• BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Expérience conseillée pour l'exercer :

• Débutant(e) accepté(e)

• Expérience au sein d'un secrétariat médical conseillée

Maitrise des savoir-faire associées :

• Utiliser les outils bureautiques et métiers (word, excel, outlook, lifen)

• Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes

• Renseigner les interlocuteurs

• Prendre des notes rapidement

• S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés

• Traiter des situations conflictuelles

• Prioriser les activités de secrétariat

• Connaissance des termes médicaux

• Maîtrise de l'organisation d'un secrétariat et être force de proposition

• Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus

• Respecter le secret professionnel

L'entreprise

Etablissement public de santé incontournable, le Centre Hospitalier d’Arras (CHA) s’investit fortement dans la prise en charge de la population de l’Artois et du Ternois, à tout âge de la vie. Depuis le 1er juillet 2016, le CHA s’est uni aux Centres Hospitaliers du Ternois et de Bapaume, dans le cadre du Groupe Hospitalier Artois-Ternois (GHAT), dont il est l’établissement support. Les Centres Hospitaliers de Bapaume et du Ternois offrent une prise en charge de proximité pour les territoires du bapalmois et du ternois, notamment en gériatrie, psychiatrie et accueil des personnes en situation de handicap.