Offre d'emploi AGENT D'ACCUEIL(H/F)- Metz Emploi

Les missions du poste

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique des résidents et leur famille et de tout type de public

 Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité

 Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de l’établissement

 Recevoir, filtrer et orienter les appels

 Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d’urgence

 Réceptionner le courrier et les colis, les répartir au sein de l’établissement en fonction du destinataire

 Renseigner les futurs résidents et leur famille sur le fonctionnement global de l’établissement et participer à leur admission en collaboration avec la Direction.

2. Réaliser des tâches de secrétariat courant

 Créer le dossier administratif des nouveaux résidents (format papier et numérique)

 Constituer et suivre les dossiers relatifs à l’attribution de l’allocation personnalisée à l’autonomie, les dossiers CAF et tout autre dossier d’aide sociale en collaboration avec la comptable

 Gérer les lignes téléphoniques des résidents

 Classer et archiver des documents

 Créer et mettre à jour des bases de données

 Réaliser des tâches de secrétariat médical ponctuelles en collaboration avec les infirmier(ère)s(prise de rendez-vous, gestion des pièces du dossier résident)

 Réaliser la frappe de documents administratifs

3. Participer à la vie sociale de l’établissement

 Réaliser des actions de communication et de promotion de la structure

 Collaborer avec l’animatrice à la mise en place et l’organisation des animations pour les résidents

Le profil recherché

Les savoirs:

• Techniques et outils de la communication

• Organisation, organigramme et services de l’établissement

• Techniques de secrétariat

• Techniques de régulation des conflits

Les savoir-faire:

• Accueillir le public avec amabilité

• S’exprimer clairement et reformuler les demandes

• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

• Identifier le degré d’urgence d’une demande

• Utiliser un standard téléphonique

• Utiliser les outils traditionnels de la bureautique

• Respecter les procédures administratives

• Gérer les situations de conflit et de stress

• Trier, reprographier et mettre sous pli des documents

• Elaborer, exploiter et évaluer des outils de suivi

Les savoir-être:

 Amabilité  Rigueur

 Discrétion professionnelle  Organisation

 Ecoute  Disponibilité

 Réactivité

Bienvenue chez CCAS LE CENDRE

L’agent d’accueil est chargé d’accueillir, orienter et renseigner le public et les administrés en veillant à véhiculer une bonne image de la collectivité. Il participe aux tâches administratives courantes inhérentes au bon fonctionnement de l’établissement