Postée il y a 18 jours
Missions :
Accueil physique et téléphonique :
➢ Accueillir et renseigner les administrés sur les différents modes d’accueil du territoire et actions de parentalité
➢ Instruire/mettre à jour les dossiers de demande de place, accompagner les familles dans la complétude
➢ Réponses individualisées aux familles
➢ Observatoire : recensement et suivi des demandes des familles dans le cadre du SPPE (Service Public Petite Enfance)
Gestion administrative :
➢ Mettre à jour la liste en lien avec les structures conventionnées (tous les mois) et effectuer les relances et MAJ en janvier et septembre
➢ Saisir les formulaires d’inscription
➢ Participer au traitement des courriers de la Maison de la Petite Enfance
➢ Assurer l’information des usagers, notamment pour le LAEP et le RPE.
➢ Transmettre les informations relatives à la gestion RH du personnel
➢ Assurer le suivi logistique de l’équipement et des manifestations
➢ En lien avec le Pôle finance, assurer les demandes de bons de commande, les devis et leurs suivis
➢ Collecter et veiller au renouvellement des outils de recensement
➢ Effectuer les comptes rendus de réunions
➢ Assurer le recensement/classement des abonnements en lien avec le Pôle Finance
Saisie des indicateurs de suivi d’activité et bilans chiffrés :
➢ Saisir les indicateurs d’activité de la MPEFP sur le logiciel
➢ Enregistrer le suivi des indicateurs LAEP et participer au recensement des statistiques pour les bilans
Préparation des actions :
➢ Préparation administrative et logistique des différentes manifestations
SPÉCIFICITÉS ET CONTRAINTES LIÉES AU POSTE
➢ Horaires :
- Lundi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Mardi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Mercredi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Jeudi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Vendredi : 8h-12h-13h30-17h33
➢ Travail très ponctuel sur des actions en soirées et samedis. (Événements, 3 à 4 fois dans l’année)
RESSOURCES / COMPÉTENCES
Savoirs :
➢ Maîtrise affirmée de l'outil informatique : tableur, traitement de texte, intuitivité pour apprendre à maîtriser un nouveau logiciel.
➢ Intérêt, curiosité en ce qui concerne la petite enfance
Savoir-faire :
➢ Savoir organiser son espace et son temps de travail
➢ Compétences de synthèse et rédactionnelle à l’écrit (mails, informations, compte rendus etc…)
Savoir être :
➢ Sens de l'accueil, empathie,
➢ Adaptabilité et réactivité
➢ Discrétion et convivialité
➢ Capacité à être dans le non-jugement
➢ Savoir travailler en équipe :
➢ Écoute active des familles, patience et capacité à pondérer
La Ville de La Madeleine recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)