Postée il y a 15 heures
Administration
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service, donner les premiers renseignements
- Gestion du courrier du service : réception et distribution, rédaction, frappe, mise en page et mise sous pli
- Gestion de la ventilation des factures arrivées
- Assurer le classement général et l’archivage du service (chrono, courriers, Arrêtés municipaux,)
- Organisation de réunions
- Suivi des congés des agents
- Gestion des réservations des voitures de service
Assistante de la DST
- Gestion de l’agenda et prise de RDV
- Rédaction de divers courriers et documents
- Mise en place de tableaux de bord de suivi des activités du service
- Préparation, suivi de la commission Urbanisme Environnement et Cadre de Vie (UECV), avec présence souhaitée.
Urbanisme
- Réception et enregistrement des dossiers/ demandes d’urbanisme en remplacement et de la collègue absente et en renfort si de besoin (binômage sur la fonction accueil urbanisme)
Marchés publics
- Gestion des marchés publics en renfort ou en l’absence de la collègue chargée des marchés publics : réception des offres, courriers de notification et de rejet des candidats, envoi des dossiers en sous-préfecture pour contrôle de légalité, réponse aux demandes de renseignements des candidats rejetés, création des avenants et suivi des demandes de sous-traitance
Voirie
- Envoi et classement des arrêtés municipaux, des bons de commande, factures, informations riverains, …
Bâtiment
- Assistance administrative (création de bons de commande, courriers, classement etc..)
Eco gestes
- Arrêter le chauffage lorsque le bureau est aéré,
- Eteindre les lumières et l’ordinateur/écran en quittant le bureau (déjeuner, réunions et fin de journée),
- Limiter la consommation de papier (imprimer en recto verso, conserver les brouillons, privilégier la dématérialisation),
De formation BAC - BTS gestion administrative
Savoir :
- Fonctionnement et environnement des collectivités territoriales,
- Connaissance de la gestion administrative et financière,
- Connaissances en marchés publics, en procédures d’urbanisme (notions)
Savoir-faire :
- Aisance rédactionnelle (niveau élevé souhaité en orthographe/grammaire),
- Aisance relationnelle (savoir communiquer et rendre compte), être organisée,
- Maîtrise des outils informatiques : WORD, EXCEL, POWER POINT, CARTE ADS
Savoir être :
- Avoir le sens du service public et de l’intérêt général,
- Faire preuve de discrétion et de disponibilité,
- Faire preuve de réactivité et d’autonomie dans le traitement des courriers,
- Faire preuve de rigueur, d’anticipation, d’organisation, d’analyse et de synthèse,
- Participer à la cohésion de l’équipe par ses qualités relationnelles, d’écoute et d’adaptation,
- Être force de proposition pour l’amélioration continue du fonctionnement courant du service
Gérer au quotidien le secrétariat du service à travers diverses tâches administratives