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MISSIONS LIEES A L’EVENEMENTIEL :
- Organiser des réceptions ou événements (Journée de l’Europe, Miel Party, remise de médailles, inauguration…) : Élaborer la programmation d'animations (recherche de prestataires, création de concept, gestion de budget...) et coordonner la préparation logistique (note de service, mobilisation des services municipaux, envoi des invitations, suivi du protocole, déroulement, présence le jour j…)
- Aider à l’organisation d’évènements de la Ville en soutien aux associations locales
MISSIONS RELATIONS INTERNATIONALES :
- Assurer le secrétariat (courrier, standard), l’ordre du jour, le suivi et le compte-rendu de réunions et des commissions
- Assurer la traduction d’articles de presse, de courriers officiels, et l’interprétariat lors de déplacement ou d’accueil de délégations
- Gestion du budget de fonctionnement et de la régie d’avance, instruction des demandes de subventions
- Organiser le déplacement ou l’accueil de délégations officielles (élaboration du programme, réservation d’hôtels, accompagnement du groupe, gérer le protocole…)
- Assurer le lien avec les associations de communautés étrangères dans la ville, renforcer les partenariats existants avec les villes étrangères
Savoirs faire
- Formation en relations publiques ou relations internationales
- Maîtrise de langues étrangères : anglais courant (lu écrit parlé exigés- Minimum C1), autre langue souhaitée (allemand de préférence ou espagnol)
- Connaissance des règles protocolaires
- Une première expérience dans une fonction similaire serait un plus
- Gestion budgétaire et tenue d’une régie d’avance
- Permis B
Savoirs être
- Aptitudes relationnelles
- Esprit d’initiative et d’autonomie
- Capacité d’organisation et rigueur
- Maîtrise de l’outil informatique
- Présentation soignée
- Connaissance du protocole
- Gestion du stress
Spécificités du poste
- Disponibilité nécessaire durant la durée des manifestations (soirée, week-end, jour férié)
- Déplacement à l’étranger (disponibilité sur plusieurs jours – passeport/ CNI à jour)
Sous la responsabilité du responsable des Relations Extérieures, l’agent sera chargé de l’organisation de manifestations et du suivi des partenariats à l’étranger