Postée il y a 24 heures
- Accueil téléphonique et physique,
- Courrier : Expédition : mise sous plis, affranchissement ; enregistrement du courrier arrivé,
- Petit secrétariat, saisie de courriers, mise à jour de fichiers,
- Archivage
- Prise de RDV, gestion du planning de la salle de réunion et de l’utilisation du vidéo projecteur, véhicules de service
- Commande bureautique/produits d’entretien/EPI agents d’entretien
- Gestion des moyens techniques et logistiques (photocopieurs, machine à affranchir…)
- Gestion du service de transport à la demande
- Gestion de la boîte mail d’accueil de la Communauté de communes
- Reprographie
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Travail en bureau
- Horaires réguliers
- Travail en équipe
- Disponibilité et polyvalence
- Sens du service public et des relations avec le public
Savoirs :
- Règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
- Vocabulaire professionnel des services
- Techniques et outils de communication
- Logiciels de bureautique et spécialisé
- Techniques de classement et d’archivage
- Instances, processus et circuits de décisions
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance du fonctionnement d’une structure intercommunale
Savoirs –faire :
- Bonne élocution,
- Se repérer et bien identifier l’organigramme de la structure
- Utiliser le standard téléphonique
- Accueillir le public
- Rédiger des courriers circonstanciés
- Etablir des plannings
- Gérer des commandes avec des prestataires
- Rigueur, organisation, adaptabilité, autonomie dans la résolution de problème, réactivité
Savoir-être :
- Ecoute et patience,
- Amabilité et politesse
- qualité relationnelle,
- discrétion,
Les obligations
- Secret professionnel, obligation de réserve, respect et transmission des consignes
- Polyvalence du poste, même si la priorité sera donnée à l’accueil téléphonique et physique.
- Rigueur, organisation, adaptabilité, autonomie dans la résolution de problème, réactivité
MOYENS TECHNIQUES :
- Outils de gestion, outils informatiques et de bureautique
Remplacement d’un arrêt maladie, présence tous les matins de 8h30- 12 heures
Agent d’accueil et de secrétariat