Postée il y a 15 heures
Accueil physique et téléphonique du public :
• Applique les règles de communication et de protocole
• Met en relation des correspondants
• Gère voire régule l’entrée des visiteurs et groupes et surveille les accès
• Fait respecter et fait appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Renseignement et orientation du public :
• Identifie et gère la demande et son degré d’urgence
• Présente des documents d’information et de communication
• Oriente vers les personnes et services compétents
• Renseigne sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Aide à rédiger des documents administratifs
Secrétariat :
• Enregistre et envoie le courrier y compris le courrier électronique puis transmission aux intéressés
• Secrétariat courant (courriers, copie de dossiers, …)
• Envoi des convocations et compte rendus
• Suivi des fournitures administratives et produits d’entretien (stock et réassort)
• Gère le planning de réservation de la salle de réunions
• Gère le planning de réservation des véhicules de service
• Gérer l’archivage
Autres :
• Gestion de la réservation des salles et véhicules de services
• Traite les demandes de premier niveau sur la Taxe de séjour
• Elabore la revue de presse
• Gestion de la propreté des salles de réunions et des lieux d’accueils et chargée de la courtoisie (accueil, éventuellement propositions de boissons) auprès des intervenants aux réunions
Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Aide ponctuelle dans l’organisation des conseils communautaires (administratif et matériel)
Assistante prévention pour les agents de Toucy.
Assure la formation SST seule ou en binôme auprès des agents de la collectivité.
Technique d’accueil, règle de communication
Fonctionnement d’un standard téléphonique, des annuaires, d’Internet
Techniques de secrétariat dont prise de notes et publipostage
Techniques de capitalisation et de classement de documents
Techniques de recherche d’information
Maitrise de Word, Excel, PowerPoint
Discrétion
Autonomie
Disponibilité
Bonne orthographe et qualité rédactionnelle
Qualité d’accueil.
Travail en bureau basé à Toucy puis à Saint-Fargeau - 89
Temps complet 35/35e
Amplitude horaire lors des Conseils Communautaires
Placé sous l’autorité de la secrétaire de direction et des assemblées, l’agent administratif d’accueil et de secrétariat accueille, oriente, renseigne le public et représente l’image de la collectivité auprès des usagers.