AVRILLE
Postée il y a 3 jours
Activités principales
Gestion administrative
- Rédiger et mettre en forme de courriers, courriels, rapports, notes et comptes-rendus.
- Maitriser les techniques de rédaction, les adapter à chaque contexte ainsi qu'une vigilance particulière à la mise en forme pour assurer une communication efficace et professionnelle.
- Réceptionner des appels téléphoniques et des mails, orientation des demandes vers les services concernés.
- Savoir gérer les agendas du Directeur, de l'adjoint et des techniciens afin d’assurer une organisation fluide et une planification optimale des activités.
- Avoir une bonne maîtrise des outils numériques ainsi qu’une bonne gestion des priorités.
- Gérer la boîte mails du Centre technique et répondre aux sollicitations des riverains
Coordination des activités techniques
- Réceptionner, enregistrer et redistribuer les demandes d’intervention (DI) sur le logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) (processus en cours d'élaboration).
- Aider et collaborer au déploiement de la GMAO.
- Suivre l’état d’avancement des DI en organisant des réunions récurrentes avec les techniciens et réaliser des tableaux de suivi.
- Vérifier et diffuser le tableau des interventions effectuées par les cadres et les agents lors de l'astreinte.
Accueil et relations avec le public
- Accueillir les usagers : l'assistante administrative reçoit les riverains venant poser des questions ou faire des demandes en lien avec les services techniques (problèmes d’infrastructure, de voirie, de sécurité, etc.).
- Orienter les visiteurs vers le service approprié et apporter les premiers éléments de réponse.
- Suivre les réclamations verbales et écrites : recevoir et enregistrer les réclamations des citoyens concernant l'état des infrastructures (routes, bâtiments, éclairage public, etc.).
- Assurer un suivi par courrier pour que les réclamations soient traitées dans les meilleurs délais et veiller à la satisfaction des usagers.
Gestion des dossiers assurance
- Mise à jour du tableau de recensement du patrimoine de la commune pour transmission à l'assurance.
- Rédiger la déclaration de sinistre : Préparer une déclaration détaillée en respectant les délais fixés par le contrat d'assurance, en y joignant tous les éléments nécessaires pour appuyer la demande (rapports techniques, factures des réparations envisagées, etc.).
- Transmettre des informations : Envoyer le dossier à la compagnie d’assurance concernée, en utilisant les canaux appropriés (email, courrier recommandé, plateforme dédiée).
- Suivre des délais de réponse : Vérifier que l’assureur accuse réception de la déclaration et qu’un gestionnaire est affecté au dossier.
- Suivre le traitement par l’assurance.
- Communiquer régulièrement avec le gestionnaire de l’assurance pour s’assurer de l’avancement du dossier et répondre rapidement à toute demande complémentaire (informations supplémentaires, devis, preuves, etc.).
- Mettre en place un tableau pour le suivi financier des sinistres de la DT + ALM.
Activités secondaires
Réaliser des missions ponctuelles en remplacement des collègues absents
- Prendre connaissance des tâches prioritaires laissées en suspens par le collègue absent.
- Assurer la continuité des activités en respectant les délais et les procédures établies.
Création du bon de commande
- Enregistrer des bons de commande avec les détails nécessaires : fournisseur, description des produits/services, quantités, montants, et conditions.
- Soumettre les bons de commande à l’autorité compétente pour validation et signature.
Archives
- Classer et archiver les documents de la Direction technique
Configuration du poste:
- Emploi permanent, recrutement dans les cadres d’emploi des adjoints administratifs territoriaux par voie statutaire (mutation, détachement ou inscription en liste d'aptitude). A défaut, recrutement par voie contractuelle.
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP) + sous conditions : prime annuelle + CNAS + forfait mobilités durables + titres restaurants.
- Temps complet 37.5h avec RTT
Diplôme(s) :
- Titulaire d’un diplôme de niveau 4 en gestion administrative.
Connaissances :
- Statut de la fonction publique territoriale.
- Compétences informatiques des applications du quotidien (Word, Excel, Powerpoint…).
- Capacité à utiliser des outils collaboratifs (SharePoint, Teams).
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (bilans, statistiques).
- Aide au déploiement de la GMAO : suivi des indicateurs.
- Qualité rédactionnelle.
Savoir-faire et compétences :
- Traiter et analyser les données du domaine d’activité.
- Maîtrise de la gestion des marchés publics (un plus)
- Connaissance de l’organisation de la collectivité.
- Connaissances du milieu technique en général.
- Maitrise des procédures et des règles.
Savoir-être :
- Avoir le sens du service public.
- Compétences relationnelles et organisationnelles.
Au sein de la Direction technique au sein du service administratif et placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service administratif, l’assistant administratif joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des services municipaux en coordonnant les aspects administratifs, financiers et logistiques des projets techniques, en veillant à la satisfaction du public et en garantissant la conformité réglementaire des activités de la direction.