Postée il y a 22 heures
OFA Guyane est l'organisme de formation du Groupe d'Economie Solidaire APROSEP. Il répond ainsi aux besoins de ses adhérents dans le champ de l'Economie Sociale et Solidaire dont des actions de formation dans l'Animation, le sport et de l'IAE.
Le/la assistant.e de formation est en charge d' assurer le suivi administratif et financier des actions de formations dans le champ de l'Economie Sociale et Solidaire (Animation, Sport, IAE) dans le respect du cadre réglementaire, de la démarche qualité QUALIOPI, du projet, des valeurs et de la charte de l'association.
En étroite collaboration avec la direction, la coordination, Le/la assistant.e de formation pilote le suivi administratif et financier de tous les types de formation : la formation professionnelle en alternance et la formation continue.
Missions opérationnelles :
1. Accueil et orientation du public - communication globale sur les actions de formation
- Participer aux différents évènementiels de promotion des actions de formation
- Accueillir et informer le public
- Renseigner par téléphone et par mail
- Diffuser les informations sur les différents outils de communication : brochures, affiches, réseaux sociaux, les réseaux de partenaires etc.
2. Gestion et suivi des inscriptions, des dossiers stagiaires
- Inscrire les candidats
- Suivre administrativement les dossiers des apprenants et des formations
- Vérifier les prises en charges financières
- Etablir et faire remplir des feuilles d'émargement
- Rédiger les conventions
3. Gestion et suivi des dossiers formateurs
- Préparer et transmette les Contrats de Prestations de Services aux formateurs
- Constituer les dossiers administratifs des formateurs
- Transmission et récupération des livrables
- Vérification des factures et affectation des codes analytiques
4. Suivi financier
- Établir les factures
- Faire les relances de paiement
- Assurer le lien avec le service comptabilité
- Mettre à jour les tableaux de suivi financier
- Proposer et rédiger des procédures
5. Appui logistique des formations
- Réservations des salles de formation
- Préparation des salles et du matériel
- Gérer les restaurations et les hébergements
6. Appui à l'ensemble des actions de la structure
- Participer aux démarches administratives du service (comptes-rendus, devis, .)
- Elaborer divers documents de statistiques
- Effectuer le classement et l'archivage
- Participer à l'élaboration des procédures de l'équipe
Interlocuteurs:
Directeur - Formateurs - Référents formation - Coordinateurs - Institutionnels - Stagiaires
Lieu de travail
- Cayenne, Rémire et déplacements envisagés sur l'ensemble du territoire de la Guyane pour l'organisation de session de recrutement et/ou lancement de formation
Profil :
Diplôme de niveau III (Bac+ 2) / ou expérience équivalente : Assistante de direction, Secrétariat, etc.
Connaissance du tissu associatif, de la formation professionnelle
Maitrise des outils de communication et bureautiques
Sens de l'organisation, capacité d'adaptation, diplomatie, autonomie
Conditions :
Formations concernées : diverses Formations professionnelles des champs de l'animation et de l'Economie Sociale et Solidaire.
Lieux : Cayenne/Rémire-Montjoly et ponctuellement sur d'autres sites guyanais
Contrat : CDI - Prise de poste février-mars 2025
Rémunération selon profil, convention collective de l'animation
Experience: Débutant accepté
Compétences: Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Assurer la gestion administrative d'une activité,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Contrôler la conformité des données,Réaliser des déclarations réglementaires,connaissance de la formation professionnelle,Bureautique,connaissance tissu associatif
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
OFA Guyane est un organisme de formation associatif spécialisé dans l'animation socioculturelle et sportive et qui a pour objet de renforcer les compétence des acteurs de l Economie Sociale et Solidaire en proposant des actions de formation qui répondent aux attentes du territoire Guyanais. En qualité d organisme de formation du Groupe d Économie Solidaire APROSEP, OFA Guyane s attache à répondre aux besoins de formation du réseau.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Assurer la gestion administrative d'une activité,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Contrôler la conformité des données,Réaliser des déclarations réglementaires,connaissance de la formation professionnelle,Bureautique,connaissance tissu associatif
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
OFA Guyane est un organisme de formation associatif spécialisé dans l'animation socioculturelle et sportive et qui a pour objet de renforcer les compétence des acteurs de l Economie Sociale et Solidaire en proposant des actions de formation qui répondent aux attentes du territoire Guyanais. En qualité d organisme de formation du Groupe d Économie Solidaire APROSEP, OFA Guyane s attache à répondre aux besoins de formation du réseau.