Champigny-sur-Marne
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ACTIVITES PRINCIPALES
• Réception du courrier interne/externe
o Ouverture et tri du courrier externe / classement ;
o Enregistrement dans le logiciel suivi du courrier A.I.R.S Courrier.
• Distribution et acheminement dans les services :
o Internes selon les consignes de diffusion dans le cadre de tournées prédéfinies et dans les services extérieurs de proximité
o Relations avec le Service Roulage pour la distribution destinée aux services éloignés et l’imprimerie.
• Tri et assemblage des catalogues, du courrier, des imprimés, des journaux selon les services et directions destinataires
• Collecte du courrier auprès des services
o Recueil des remarques éventuelles des services, repérage de dysfonctionnements, remontée des informations à sa hiérarchie
• Affranchissement des courriers
• Classement
ACTIVITES SECONDAIRES - Occasionnelles
Prise en charge des missions principales du Régisseur en cas d’absence ou indisponibilité :
• Valider les réservations des salles sur Intranet
• Assurer la gestion du prêt de matériel informatique et vérifier ponctuellement son bon fonctionnement
• Centraliser les demandes de travaux et d’interventions prioritaires
• Assurer le lien avec le C.T.I. pour des signalements Voirie dans le périmètre extérieur de l’Hôtel de Ville
• Assurer les petits travaux urgents de maintenance dans les services (changement d’ampoules, fuites)
• Gérer les demandes logistiques (badges, clés)
• Assurer le lien entre les agents de sécurité et le Régisseur en son absence
• Rédiger les relevés d’évènements, les astreintes hebdomadaires
• Assurer la gestion du prêt des véhicules du pool auto
• Gérer le planning de réservation des salles de réunion et actualiser les feuilles de planning présentes sur les portes des salles
• Gérer le planning de réservation des matériels micro-informatiques (ordinateur portable, vidéo projecteur, écran)
• Mettre à jour et diffusion des feuilles d’astreintes hebdomadaires auprès des personnes concernées (élus, DGA, services techniques…)
A SAVOIR SUR LE POSTE :
Mobilité géographique sur les différents services de la ville
Horaires : 36h30/semaine
Restaurant dédié au personnel, prime annuelle ; Transports : RER A, station « Champigny » / RER E, station Les Boullereaux
→ Titulaire d’un grade d’adjoint administratif ou d’un diplôme de niveau V
→ Connaissance de la réglementation des plis appréciée
→ Connaissance de l’outil informatique appréciée (WORD et EXCEL)
→ Capacité à comprendre, respecter et exécuter les consignes de travail avec rapidité et efficacité
→ Goût du contact, qualité d’amabilité, sens du service public, esprit d’équipe
→ Avoir une expression orale de qualité
→ Aptitude à exécuter des tâches administratives simples
MISSIONS : Sous l’autorité du responsable du service des relations aux usagers, vous avez en charge le suivi du courrier interne et externe de la collectivité. Vous assurez la réception du courrier de la collectivité, procédez à l’ouverture du courrier et à son tri pour ensuite l’enregistrer dans le logiciel de suivi du courrier. Vous devez également acheminer le courrier externe et interne dans les différentes directions. Vous gérez l’ensemble de l’affranchissement des courriers de la ville, veillez à l'entretien des machines et du matériel utilisés pour l’affranchissement et la distribution du courrier. Vous serez également amené à remplacer le régisseur de l’Hôtel de Ville lors de ses absences.