Postée il y a 2 jours
Vous souhaitez mettre votre expérience au service des jeunes et familles fragilisées ?
Vous voulez rejoindre une
organisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail ?
Alors il y a de grandes
chances que vous ayez envie de lire la suite…
Ce
que nous vous proposons
Pour notre site de PRIZIAC
(56320), nous recherchons une Assistante de Direction en équipe
fonctionnelle H/F en CDI.
Au cœur
des Services Généraux, au sein d’un établissement scolaire au cadre unique,
l’assistant(e) des Services Généraux saura déployer tout son savoir-faire dans
un poste requérant une polyvalence complète, de l’énergie, un relationnel
affuté et surtout un sens inné de l’organisation et de la priorisation.
Vos missions
Au sein de l’équipe des Services Généraux du site Saint Michel, sous la responsabilité du Responsable des
Services Généraux, vos missions seront les suivantes :
Accueillir
et informer,
- Accueillir les personnels, les enseignants, les entreprises et les personnes extérieures,
- Effectuer l’accueil téléphonique des Services Généraux,
- Orienter les visiteurs,
- Gérer la signalétique,
- Permettre la circulation de l’information au sein des Services Généraux.
Coordonner
et organiser
- Organiser et faire circuler l’information au sein des équipes du service,
- En fonction des besoins et des urgences, faire appel aux agents concernés et coordonner leur intervention,
- Organiser, sur le plan logistique, les réunions ou déplacements des collaborateurs (réservations de salle, d’hébergement, transport…),
- Organiser et suivre un plan de classement administratif,
- Gérer le logiciel de suivi des interventions de l’équipe Maintenance,
- Assurer le suivi et la gestion des clés et barillets mécaniques et électroniques,
- Préparer les trousseaux de clés et effectuer leur suivi,
- Suivre la flotte des téléphones mobiles pour le compte de plusieurs établissements d’Auteuil,
- Tenir et gérer un stock de fournitures de bureau.
Assurer
le travail administratif
- Traiter le courrier des Services Généraux
- Gérer la messagerie électronique et vocale du service,
- Gérer la base de données contacts du service,
- Rédaction de lettres et de courriers,
- Enregistrer et classer les informations utiles,
- Tenir à jour différents agendas et planning, prendre des rendez-vous,
- Filtrer les informations et respecter la confidentialité,
- Prendre des notes et synthétiser des comptes-rendus,
- Gérer un fond de caisse,
- Réaliser des bons de commandes et suivre les factures,
- Réaliser des notes de frais,
- Suivi des cartes/chèques déjeuner (UpDéjeuner).
Assister
le Responsable des Services Généraux
- Gérer l’agenda du Responsable des Services Généraux (RSG)
- Assister le RSG dans le travail administratif,
- Enregistrer et suivre le planning des équipes Services Généraux,
- Enregistrer les heures effectuées par les collaborateurs (relevé des heures),
- Transmettre les éléments de paie (absences, primes, …) au service comptabilité,
- Suivre le traitement administratif du dossier des agents (maladies, absences, …),
- Assister le RSG dans le suivi budgétaire,
- Elaborer et suivre un tableau de bord financier,
- Registres de sécurité : classer et organiser les rapports de contrôle technique et de maintenance,
- Suivi administratif des assurances (ouverture de dossier, déclarations de sinistre, …),
- Gérer le prêt des véhicules de l’établissement (planning de réservation remise de clé et documents, …),
- En lien avec le Référent Véhicules, assurer le suivi administratif de la maintenance des véhicules,
- Tenir à jour le tableau de bord de suivi des véhicules,
- Assurer le suivi des cartes carburant.