Postée il y a 7 heures
QUI SOMMES NOUS ? Simplon.co est une entreprise sociale en forte croissance engagée pour un numérique inclusif et solidaire. Labellisée Datadock, Global compact, ESUS, Qualiopi, et Ecovadis Silver 2022, nous constituons le plus grand et le plus inclusif des réseaux de la « Grande École du Numérique».
Simplon.co propose des formations gratuites et intensives sur les métiers en tension du numérique : Développeur, Chef de projet digital, Administrateur Système Réseau, E-commerce, Intelligence Artificielle, Datartisan, DevOps. pour des personnes talentueuses mais éloignées de l'emploi ou situées dans des territoires fragiles (jeunes peu ou pas diplômés, seniors, personnes réfugiées, personnes en situation de handicap).
Depuis 2013, plus de 30 000 personnes ont été formées - dont 37% de femmes, avec un taux de sorties positives de 68%. Avec plus de 60 fabriques en France et implanté dans plus de 15 pays en 2021, Simplon.co poursuit le développement de son impact social.
Notre équipe de plus de 200 collaborateurs de tous horizons n'attend que vous !
LES MISSIONS :
- Assiste la Responsable Administrative et Financière dans la gestion et le suivi administratif et financier des actions de formation et des projets, en collaboration avec la chargée de gestion admin en alternance actuelle :
- facturation, dépôts et suivi des factures sur les différents portails publics et privés (OPCO pour l'alternance, Pole Emploi, Chorus Pro.)
- suivi admin des subventions : collecte et archive l'ensemble des pièces requises par les différents financeurs/partenaires de Simplon XX et notamment les documents nécessaires à la réalisation des bilans intermédiaires et finaux (centralisation des factures, et compilation dans tableaux de suivis budgétaires/subventions).
- suivi des charges directes liées à la formation et indirectes de Simplon XX (veille à la bonne imputation des codes analytiques) ;
- Constitue et appui au montage des contrats d'alternance (convention de formation et cerfa), suit les dossiers, établit les documents et les pièces administratives qui y sont liés : enregistre et met à jour les informations : documents dans les outils, les bases de données dédiés selon les procédures Simplon (logiciel Ypareo) ;
- Création de contrats de prestations de formateur via les outils interne (logiciel Ypareo),
- Appuie l'équipe dans le suivi des devis et factures afférentes;
- S'assure du bon paiements des factures prestataires, suivi des campagnes de paiements
- Est garant-e de la centralisation et du bon classement de l'ensemble des documents administratifs, juridiques et comptables, des prestataires mais aussi des fiches de présence des apprenant-e-s, les contrats et les pièces financières ;
- veille à la conformité des dossiers en général (procédure interne classement et archivage des documents administratifs, qualiopi)
Logistique :
- S'assure de la bonne gestion des stocks de fournitures, et des relations avec les différents fournisseurs (fournitures diverses, ménage des fabriques.) ;
- participe aux démarches logistiques du fonctionnement quotidien des fabriques, veille à la conformité des locaux (baux, ERP, incendie, assurance, accessibilité.), notamment lors d'un lancement de formation (déménagements) ou lors d'évènements ponctuels ;
- assure des missions transversales de l'Impact Unit XX et du siège de Simplon.
Ces activités et missions ne sont pas exclusives. Le.la Chargé.e de Gestion Administrative et Financière pourra assurer des activités complémentaires pour contribuer au bon fonctionnement des fabriques et de Simplon.
COMPÉTENCES REQUISES
- Utilisation des outils bureautiques et collaboratifs (suite Google - traitement de texte,tableur, google drive...)
- Aisance informatique
Experience: 48 Mois
Compétences: Proposer des améliorations pour optimiser les processus,Recueillir et analyser les besoins client
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 48 Mois
Compétences: Proposer des améliorations pour optimiser les processus,Recueillir et analyser les besoins client
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.