Postée il y a 5 heures
L’assistant administratif est amené à interagir avec différents interlocuteurs internes et externes à l’administration tels que les fournisseurs, les prestataires et les différentes équipes.
L’Assistant administratif peut être amené à :
- Accueillir les visiteurs (clients, fournisseurs…)
- Gérer l'agenda des collaborateurs (déplacements professionnels, planification de réunions / rendez-vous, réservation de salles de réunion…)
- Organiser des évènements internes (réunions, présentations…)
- Gérer la comptabilité (saisie de données financières, préparation des factures, …)
- Gérer les commandes de fournitures de matériels
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
- Répondre au téléphone
- Accueillir le public
- Réaliser des travaux de bureautique
- Trier, classer et archiver des dossiers administratifs
- Prendre des notes et mettre sous forme de courriers, de rapport ou de compte-rendu
- Transmettre des messages
- Gérer les courriers arrivés et départ de la Délégation
- Transmettre des informations (avec clarté et précisions
- Rechercher et diffuser des informations
- Tenir informer de l’évolution des dossiers en cours
- Recueillir les besoins de chaque service en matière de congés ou de formations
- Assurer le suivi sous forme de tableau
- Effectuer les modifications
- Informer les agents
- Préparer les commandes en liaison avec le service achats pour les fournitures de bureaux
- Contacter le service concerné en cas de panne de matériel
- Gérer les stocks papèterie et bureautique
Profils novices acceptés
Expérience dans poste similaire souhaitée
L’assistant administratif seconde les départements/ directions dans l’accomplissement de leurs missions, de coordination de l’action relevant de la délégation Cadre de Vie, dans l’organisation générale, la gestion, la communication, l’information, l’accueil et les ressources humaines.
L’assistant administratif est un acteur important au bon fonctionnement de la délégation. Il vient en support aux différentes équipes.