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Finalité du poste:
Le pôle ressources financières et juridiques contribue à l'activité globale du Palais des Beaux-Arts et du musée de l'Hospice
Comtesse en participant à la mise-en-oeuvre des expositions temporaires et permanentes ainsi que le projet scientifique et
culturel.
Il organise et met en oeuvre le bon fonctionnement et les projets des deux musées sur le plan administratif, juridique
(délibérations, marchés publics, conventions) et budgétaire (préparation et suivi de l'exécution budgétaire, gestion des
ressources). Deux gestionnaires comptables, administratifs.ves et juridiques assurent la gestion in extenso des dépenses et des
recettes du Palais des beaux-Arts (PBA) et du musée de l'Hospice Comtesse (MHC) en veillant à l'efficacité dans le traitement
des demandes et la mise en oeuvre des procédures. Ils. elles assistent également la rédaction et la mise en oeuvre des actes
administratifs et juridiques produit par les deux structures.
Mission(s) :
- Préparation et traitement des engagements comptables en dépenses et en recettes :En collaboration avec les services opérationnels, réaliser les démarches préparatoires au traitement des
engagements (création et mise à jour des fiches tiers, création des fiches marchés dans le logiciel comptable Coriolis,
réalisation des virements de crédits...)
- Réaliser les engagements comptables en dépenses et en recettes dans le logiciel comptable Coriolis et porter les
informations comptables sur les bons de commande/lettre de commande
- Renseigner quotidiennement les tableaux de suivi des recettes et des dépenses
- Suivre l'exécution des marchés publics
- Suivre la mise-en-oeuvre des contrats de prestations artistiques, conventions et actes administratifs
- Suivre les délégations de service public et concessions
- Pilotage et réalisation des démarches préparatoires aux achats :Travailler avec les services opérationnels les commandes (vérifier si le besoin est couvert par un marché public,
accompagner la rédaction et traiter les procédures de demande d'achat et les bilans de consultation, vérifier les bons
de commandes/lettres de commande et assurer leur suivi dans le parapheur électronique avant de les retourner visés
au service demandeur)
- Traitement des factures et des titres de recettes :Traiter comptablement les factures (obtention de l'attestation du « service fait », préparation des pièces justificatives,
liquidation de la dépense dans le logiciel comptable Coriolis, transmission au service dépenses de la Ville) en
collaboration avec les services des musées, les services centraux de la Ville ou les prestataires pour garantir le
paiement ou le recouvrement du titre et le cas échéant, trouver des solutions aux difficultés et lever les obstacles aux
paiements
- Renseigner les prestataires sur l'état d'avancement des paiements
- Organiser et classer les pièces justificatives des dépenses et recettes pour assurer leur bon archivage et faciliter leur
recherche
- Traiter comptablement les recettes (préparations des pièces justificatives selon la nature de la recette, calculer et
rédiger les appels de fonds, enregistrement des pré-titres de recettes, transmission au service recettes de la Ville...)
- Renseigner quotidiennement les tableaux de suivi des recettes et des dépenses pour y porter les informations relatives
aux paiements et aux encaissements
- Participation au suivi du budget et aux démarches de bonne gestion :Saisir le budget dans le logiciel comptable Coriolis
- Assurer un suivi comptable du budget par opération (M57) afin de permettre un suivi régulier du niveau de
consommation du budget et préparer les décisions modificatives
- Croiser le suivi budgétaire avec la comptabilité analytique ou par destination des musées pour délivrer une information
pertinente à la direction
- Préparer les demandes de rattachement des dépenses et recettes
- Assurer le suivi de l'exécution des marchés sur le plan comptable
- Favoriser et mettre en oeuvre les démarches et les outils de dématérialisation
- Promouvoir une culture de gestion
- Préparation et mise en oeuvre des actes juridiques et administratifs nécessaires à la conduite des activités des
musées :En collaboration avec les services, accompagner la rédaction des actes juridiques et administratifs (arrêtés, décisions
du Maire, délibération, convention, contrats), création et suivi des fiches dans le logiciel air délib
- Suivi des signatures et notifications
- Constitution des dossiers de demande de subvention et de bilan (rédaction des arrêtés de demande de subvention,
mise en signature des pièces administratives, constitution des bilans administratifs et comptables)
- Tenue comptable d'une régie d'avances du musée :Assurer la gestion de la régie en tant que titulaire
- Utiliser ce mode de paiement conformément aux termes de l'arrêté constitutif et y recourir à bon escient
- Participation au bon fonctionnement du pôle ressources financières et juridiques Suivre les projets de la formulation du besoin à la réalisation
- Assurer un relais sur les missions et opérations suivies par le/la second(e) gestionnaire afin de garantir une continuité
de service
- Etre force de proposition face à des cas particuliers ou des problèmes
- Partager les informations au sein du pôle pour gagner en efficacité, faire remonter les difficultés et les avis ; participer
aux campagnes de formation ou de sensibilisation des agents des musées sur ses domaines de compétences
- Rendre compte au responsable de pôle l'état d'avancement des dossiers et réorienter l'activité selon les priorités
- Assurer la mise à jour permanente des outils de suivi budgétaire, comptable et juridique
- Intégrer les démarches de dématérialisation pour gagner en fluidité
- Echanger et faire preuve de pédagogie et d'écoute avec les services des musées « responsables » des projets
Conditions d'exercice :
Le pôle ressources financières et juridiques est l'un des deux pôles ressources du Palais des Beaux-Arts, il travaille en
coordination et transversalité avec les quatre grandes directions du PBA et les services du MHC ainsi qu'en lien étroit avec les
services centraux et supports de la Ville (Direction générale de la Culture, Pôle Finance et Moyens dont Direction de la
Commande publique, La Direction des services juridiques et les Instances).
Travail en bureau du lundi au vendredi
Horaires fixes
Collaboration étroite avec le second gestionnaire
Pics d'activité liés aux impératifs du calendrier budgétaire (octobre à décembre, janvier et juin/juillet)
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Un cycle de travail au choix :35h
- 36h30 donnant droit à 9j de RTT
- 39h, selon les postes, donnant droit à 23j de RTT
- Du télétravail possible selon les postes : 1j/semaine après 3 mois sur le poste
- Des primes collectives en juin et décembre
- Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
- Une politique active de formation
- Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200? par an si usage du vélo ou de la trottinette
- Un restaurant municipal situé à l'Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
- Une allocation vacances pour les enfants
- Un comité des oeuvres sociales (équivalent comité d'entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël...
- Pool de véhicules à disposition pour les déplacements professionnels (voitures, vélos et trottinettes électriques) ...
La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.
De formation comptable / juridique, vous maîtrisez les règles de la comptabilité publique (M57), les règles régissant la commande publique, la comptabilité analytique.
Vous possédez de bonnes connaissances en droit administratif général, en finances publiques locales et une bonne culture territoriale.
Rigoureux-se, vous utilisez régulièrement Excel et le logiciel de gestion comptable et financière Coriolis.
Réactif-ve, vous appréciez de travailler en équipe et en transversalité.
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
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