Postée il y a 24 heures
Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, 365IT recherche un(e) assistant(e) de direction souhaitant occuper un poste polyvalent.
Missions principales
Administration générale
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Réceptionner et trier le courrier.
Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour les informations).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc.).
Réaliser des commandes de matériel, fournitures, et consommables, et vérifier la conformité des livraisons.
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur vers les services concernés).
Suivre les procédures d'appels d'offres.
Assurer le suivi des projets internes.
Ressources Humaines
Participer à l'organisation logistique des recrutements.
Réaliser un suivi administratif du personnel.
Gérer les congés.
Gérer les notes de frais.
Assurer le paiement des salaires.
Comptabilité
Répondre aux questions du cabinet comptable.
Participer à la création du bilan (stocks, rapprochement de factures, etc.).
Enregistrer les factures fournisseurs.
Établir les factures clients.
Enregistrer les règlements clients.
Suivre les comptes de l'entreprise.
Gestion des clients
Suivre les renouvellements de contrats.
Établir les devis.
Effectuer les commandes.
Établir les factures.
Gestion des fournisseurs
Passer des commandes.
Suivre les livraisons.
Effectuer le paiement des fournisseurs.
Compétences et qualifications requises
La maîtrise de la suite Office (Word, Excel...)
De grandes aptitudes rédactionnelles et de communication orale
L'autonomie et des qualités organisationnelles
Une certaine aisance avec les outils bureautiques et collaboratifs (Intranet, réseaux sociaux internes)
La curiosité et la capacité à se former en autodidacte
Un sens développé de la confidentialité et une certaine discrétion
La courtoisie et un bon relationnel
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Réaliser une veille documentaire,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Location et location-bail de machines de bureau et de matériel informatique
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de curiosité : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Réaliser une veille documentaire,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Location et location-bail de machines de bureau et de matériel informatique
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de curiosité : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.