Postée il y a 2 jours
1) Accueil :
- Gestion des appels téléphoniques : réception des appels et traitement des messages ou transfert des appels vers le bon service ou interlocuteur.
- Orientation avec précision des différents usagers et prestataires externes : demande leur identité puis les informe en fonction de leur besoin soit en leur donnant directement la réponse, soit en les orientant vers le bon service ou le bon interlocuteur.
- Gestion de la messagerie électronique commune
- Accueil café/thé lors de formations, visites ou autres. Lien avec la cuisine pour préparation des plateaux.
- De manière générale, assurance de la circulation de l'information.
2) Administratif :
- Gestion des courriers : tri, enregistrement et distribution du courrier « départ et arrivée »
- Affranchissement du courrier départ
- Édition, affichage et diffusion des menus et des activités
- Edition et diffusion de courriers, convocations et notes d'information
- Diffusion des visites planifiées hebdomadaires
- Mise à jour de tableaux
- Gestion des réservations de repas
- Support administratif de l'attachée suivant les besoins: pré-comptabilisation, tableaux de bords etc.
Liste de tâches non exhaustive
Experience: Débutant accepté
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Gestion administrative du courrier,Guide des bonnes pratiques de l’organisation,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Utiliser les outils numériques
Qualification: Manœuvre
Secteur d'activité: Hébergement social pour personnes âgées
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Gestion administrative du courrier,Guide des bonnes pratiques de l’organisation,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Utiliser les outils numériques
Qualification: Manœuvre
Secteur d'activité: Hébergement social pour personnes âgées
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.