Postée il y a 24 heures
Dans le cadre d'un remplacement pour congé maladie, nous recherchons pour notre sites de BERNAY une secrétaire-chargée d'accueil dont les missions sont :
Assurer l'accueil de publics vulnérables concernés par des problématiques liées aux addictions
- Accueil téléphonique et gestion des RDV des professionnels (médecin-psychologue-infirmier-travailleur social)
- Accueil physique des usagers lors des RDV
- Transmissions des informations liées aux premiers contacts à l'équipe pluriprofessionnelle
- Participation aux réunions d'équipes
Gérer les tâches administratives courantes en fournissant à la Direction et aux salariés un support indispensable au bon fonctionnement de la structure.
- Réception et traitement du courrier reçu
- Suivi des e-mails et télécopies
- Suivi des fiches horaires du personnel
- Tenue du tableau d'affichage employeur
- Saisie dans le logiciel métier des Dossiers uniques informatisés des usagers
- Rédaction de courriers, compte-rendu et statistiques à la demande de la Direction
- Référent administratif s'agissant des contrats de maintenances, suivi et mise à jour du registre de sécurité (véritas)
- Classement des dossiers, archivage et gestion des archives
- Commande des fournitures, outils de travail pour le personnel, gestion prévisionnelle des stocks
- Assurer les réceptions des commandes
- Informer la direction des accidents du travail
Comptabilité
- Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec l'envoi à la direction pour validation. Anticipez la demande d'espèce.
- Aide à la clôture comptable en fin d'année
Savoir-faire :
• Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs
• Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l'équipe
• Savoir orienter les visiteurs entre les différents services
• Savoir gérer un agenda et un planning en fonction des besoins et des contraintes horaires
• Savoir accueillir de façon aimable les visiteurs
• Avoir une bonne présentation
• Etre capable de répondre aux demandes techniques d'informations (demandes d'adresses précises de centres, procédures d'admission…)
• Savoir anticiper sur les besoins de matériel pour le personnel
• Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées
Connaissances :
• Maîtrise des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet
Compétences professionnelles :
• Disponibilité
• Polyvalence
• Organisation
• Sens du contact
• Discrétion
• Travail en équipe
• Rigueur
• Capacité d'écoute
• Réactivité
• Autonomie