Postée il y a 14 heures
Traitement des dossiers et saisie de documents :
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
• Gérer et actualiser une base d’informations ;
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion ;
• Rédiger des documents administratifs ;
• Enregistrer et saisir des données informatiques ;
• Rédiger les procès-verbaux de réunion de service.
Accueil physique et téléphonique
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité ;
• Orienter, conseiller les publics vers l’interlocuteur compétent ;
Gestion financière et administrative – missions transversales
• Gestion des bons de commande du service
• Contrôle des cadres de facturation (états avancement de travaux des entreprises, répartition des honoraires des MOE, honoraires CSPS, contrôleur technique)
• Vérification et validation des factures : situation de travaux, honoraires et factures de l'ensemble des autres prestataires avec saisie informatique dans les cadres de facturation
• Suivi des lignes budgétaires des opérations de travaux
• Tenir à jour des tableaux de bords de suivi ;
• Rédiger des arrêtés d’alignement et les décisions afférentes ;
• Assurer le suivi et archivage des dossiers notariés (cession – acquisition).
Maîtrise progiciel de suivi financier et bureautique
• Techniques de secrétariat
• Connaissance des procédures comptables et administratives
• Connaissance des règles de fonctionnement des marchés publics
• Contexte et procédures locales
• Connaissance des réglementations des collectivités
• Qualités rédactionnelles et relationnelles
• Discrétion
• Devoir de réserve
• Sens du service public
• Disponibilité, adaptabilité
• Réactivité, autonomie et organisation dans le travail
• Rigueur et polyvalence
• Travail en équipe (esprit d’équipe et solidarité)
• Respect des obligations du fonctionnaire dans le cadre de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983
Conditions d’emploi / Avantages / Rémunération :
- Rémunération statutaire : IFSE + CIA
- Forfait mobilités durables
- Prime d’intéressement collectif
- Temps complet + ARTT (selon cycle défini)
- Travail sur 4,5 possible du lundi au Vendredi
- Télétravail possible
- CET selon statut
- Tickets restaurant d’une valeur faciale de 8 € avec une participation employeur de 60 %
- Adhésion au CNAS
-Participation de l’employeur au contrat groupe pour la mutuelle et la prévoyance
Au sein de la Direction des Finances et de la Commande Publique, le Bureau d’Études pilote notamment les opérations de constructions neuves et les travaux sur le Patrimoine historique. Sous l’autorité du chef de service du Bureau d’Études, l’assistant administratif assure le secrétariat du service et la gestion financière et administrative des opérations de travaux en interface avec les marchés publics et la comptabilité.
Vous assurez une aide permanente, en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement, d'archivage et suivi de dossiers.
Polyvalent(e), vous participez au fonctionnement de la Direction et réaliser des tâches transversales avec d’autres services : gestion foncière, domaine communal…