Réceptionniste et assistant(e) administratif(ve) Polyvalent(e) temps partiel (H/F)

Les missions du poste

Notre client, un bureau d'études situé à Windhof, recherche actuellement un(e) :

Réceptionniste et assistante administrative polyvalent(e)

Réception :

• Réception physique : Gestion salle de réunion (café, accueil …)

• Réception téléphonique : Gestion de la centrale + physique (Colis, Fournisseurs, Clients pour rdv,..)

Secrétariat Général / Divers :

• Distribution des fiches de salaire

• S'assurer que les salles de réunion sont rangées et propres

• Rédaction des réponses aux candidatures d'emploi et de stage

• Programmation/Réservation des salles de réunion

• Prévenir dès que possible les personnes concernées pour panne ou problèmes divers (machine à café, fontaine à eau, clim bâtiment, entretien bureaux, … )

• Gestion aller chercher courrier + distribution/dispatch interne ou en externe + assurer un suivi si nécessaire

• Divers / Support général bureau (panne, plaintes, demandes diverses, … )

• Préparation et déplacement à la poste pour les envois recommandés ou autres

• Commandes diverses (Amazon, chapier, …) + rangement et gestion du matériel de bureau + commande sandwiches

• Compléter le listing projets

• Organisation fermeture bureaux pendant période congés

• Archivage papier au sous-sol (Tri, descendre dans containers : boites archive, papier, classeurs)

• Traduction documents (normes ou autres )

• Rédaction et mise à jour de diverses procédures (TS, Secrétariat,..) + Tenue à jour du tableau récap des procédures

• Gestion de la boîte mail

• Gestion de demandes de matériel (Voitures, PC de réserve, Veste chantier, …)

Communication :

• Gestion site internet : Ajout/Mise à jour nouveau projets + News + Photos nouveaux employés

• Rédaction et mise en page Newsletter interne tous les 2 mois

• Écran d'accueil : News Flash (anniversaire, entrée en fonction, etc…)

• Mise à jour des Projets sur l'écran d'accueil (TV)

• Gestion site LinkedIn : Création de contenu et activités

• Rédaction de mail pour communication diverse en interne (Etablissement Flash News lors d'une nouvelle entrée ou Flash Info divers) en support aux RH

• Création sondages divers et tenue à jour tableau : Présences, Repas, …

Entrées / Sorties des employés :

• Préparation de son poste de travail (clavier, souris, bloc de feuilles,...)+ Vider poste de travail d'un employé OUT et ranger tout

• Commande mobilier (bureau, caisson 3 tiroirs, chaise, …)

• Ajout profil sur les 2 photocopieurs via application en ligne

• Prendre en photo la personne + retouche (pour site internet, organigramme, …)

• Préparation documents divers à fournir nouvel engagé/employé OUT

• Compléter liste info personnel avec fiche de renseignement reçue

Evénementiel :

• Organisation évènements internes

• Organisation Team Meeting + Visites chantiers (Assistance pour les préparations et mises en place,…)

• Organisation Team Building (voir sur place, suivi commande cadeaux, préparations des diverses, affiches, mails organisation, déplacement …)

  
  
  

Le profil recherché

• Parler couramment le français et un bon niveau en anglais (l'allemand et le luxembourgeois sont des atouts supplémentaires)

• Première expérience impérative en réception et support administratif

• Excellente présentation pour l'accueil et la réception

• Rigueur et polyvalence

• Disponibilité immédiate pour démarrage de mission rapide

Il s'agit d'une mission en intérim 3 mois pré-embauche (CDI).

Attention le poste est à pourvoir en 4/5eme (4 jours travaillés/semaine)

Le poste est à pourvoir dès que possible, sur Windhof (Capellen - proche de la frontière belge).

Salaire : Minimum qualifié luxembourgeois (à proratisé sur le 4/5eme)

L'entreprise

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.