Postée il y a 6 jours
Accueil du public
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
- Renseigner sur l’organisation des services de la commune ;
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents ;
- Accompagner et introduire les visiteurs ;
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) ;
- Gérer l’affichage d’informations ;
- Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet.
Gestion du courrier
Gestion du courrier arrivé (postal et électronique) :
- Courrier postal : pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du Maire et/ou du Directeur Général des Services ;
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
Gestion des réclamations
- Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
- Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
- Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire.
Etat civil
- Constituer les dossiers liés à l’état civil : naissance, mariage, décès, actes demandés par les usagers et les officiers publics ;
- Gérer les dossiers de recensement militaire ;
- Gérer les demandes de PACS de la constitution du dossier jusqu’à l’enregistrement de la convention de PACS.
- Gérer les demandes de changement de nom et de prénom
Affaires funéraires
- Gérer les demandes d’inhumation et l’attribution des concessions dans les cimetières communaux : préparer les actes et autorisations nécessaires, suivre les renouvellements de concessions et les reprises de concessions par la commune, assurer la mise à jour et le suivi des dossiers.
Assistance de direction
- Assister la Direction générale et les élus dans l’organisation des cérémonies et autres manifestations ;
- Apporter une assistance dans la préparation du Conseil municipal et du Conseil d’administration du CCAS et le traitement des délibérations votées (télétransmission, diffusions, etc.) ;
- Procéder à la gestion de l’affichage légal (arrêtés, délibérations, informations à diffuser au public, etc.) ;
- Prendre des rendez-vous pour le Maire, les élus et la Direction générale ;
- Assurer auprès de la Direction générale un appui pour la rédaction, la mise en forme, la transmission et/ou la publication de courriers, notes et actes administratifs divers y compris en matière de commande publique ;
- Prendre en charge certains dossiers confiés par la Direction générale, impliquant recherches, traitement et suivi ;
- Mettre à jour le site internet de la commune sur demande.
Affaires scolaires et périscolaires (suppléance agent en charge de cette mission)
- Gérer les dossiers liés à la restauration scolaire et à la garderie : suivi des présences, transmission des informations aux collègues en charge de l’accueil des enfants ;
- Faire le pointage des listes de présence à leur retour.
Savoir et Savoir-faire :
Maîtrise des techniques d’accueil du public ;
Bonnes connaissances dans les domaines de l’état civil ;
Des connaissances de droit administratif général seraient un atout supplémentaire
Capacités de recherche, d’analyse et de synthèse ;
Maîtrise des logiciels de gestion des activités périscolaires et état-civil (Berger Levrault) ;
Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook, PPT…) ;
Aptitude rédactionnelle ;
Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune.
Savoir-être :
Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
Calme et maîtrise de soi ;
Rigueur, méthode et sens de l’organisation ;
Respect des délais et capacité à gérer son temps ;
Discrétion et confidentialité ;
Sens de l’empathie ;
Autonomie ;
Polyvalence.
Formation : Bac à Bac +3 spécialité Services (accueil, assistance, conseil) ou Assistance de direction
Expérience professionnelle : Au moins 1 an dans le domaine de l’accueil et de l’état-civil, en particulier au sein d’une commune de strate comparable (2 500 habitants) ou dans le domaine de l’assistance de direction.
Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, l’agent a pour rôle principal, dans le cadre de ses fonctions d’accueil et d’état civil, d’accueillir, de renseigner et d’orienter le public, mais aussi de garantir la mise à disposition des services à la population dans le cadre des actes liés aux domaines de l’état civil dont il a la charge.
Dans une moindre mesure, l’agent amené à suppléer l’assistante du service enfance-jeunesse en son absence sur certaines missions liées aux affaires scolaires et périscolaires de la commune.
Dans le cadre de ses fonctions de secrétariat de direction, l’agent est chargé d’apporter à la Direction générale, au responsable des services techniques et aux élus une aide permanente en matière d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, ainsi que de traitement et de suivi de dossiers confiés.